Indblik+

Hos Telia kan erhvervskunder få Microsoft Teams integreret med telefoni, alle de kendte Office 365-applikationer og en professionel kontaktcenterløsning baseret på kunstig intelligens. Microsoft Teams er ikke længere kun det virtuelle kommunikationsværktøj, der reddede os under corona, men omdrejningspunkt for integrerede kommunikations- og samarbejdsformer i en ny virkelighed.

Når vi nu forhåbentlig snart kommer tilbage til vores arbejdspladser, vil det være til en anden hverdag, end den vi havde før corona. Tingene har ændret sig. Vi har lært at arbejde på andre måder end før, og spørgsmålet er, hvor meget af arbejdstiden vi i fremtiden vil tilbringe i virksomhedens lokaler.

”Flere større virksomheder har allerede lagt op til, at man fremover vil kunne arbejde hjemme på fuldtid eller deltid i kombination med kontoret. Sat på spidsen er den nye normal, at vi ikke ved, hvor vi skal udføre vores arbejde i morgen, og dermed vil der også komme et stigende behov for, at medarbejderne altid kan tilgå alle de værktøjer og materialer, de har brug for, uanset tid og sted,” siger  Mortimer Liebman, Head of Enterprise, Telia Danmark.

Teams bliver et omdrejningspunkt

Derfor tilbyder Telia sine erhvervskunder Microsoft Teams koblet med telefoni, så virksomheder yderligere kan effektivisere og raffinere brugen af de forskellige kommunikations- og samarbejdsformer, som de tvunget af omstændighederne har kastet sig over under corona.

”Mange har under corona vænnet sig til at anvende Teams som samtaleværktøj med eller uden kamera på, men Teams kan meget mere end det. Når potentialet i Microsoft Teams udnyttes fuldt ud, er det en samarbejdsløsning, som forbinder alle virksomhedens Office 365-applikationer i én brugergrænseflade med rig mulighed for koordinering, mødebooking, chatfunktioner, fælles fildeling osv. 

Dertil kommer muligheden for at tilkoble eksterne applikationer, som gør virksomhedens arbejdsgange endnu smartere,” forklarer Mortimer Liebman.

Teams bliver således et virtuelt omdrejningspunkt, som gør virksomheden fri for arbejdet med at koordinere applikationer, som ikke altid vil tale sammen, og oppe i skyen får virksomheden et cloud-baseret lagringssystem, så alle filer er gemt det samme sted.

Telefoni integreret med Teams

Derudover sørger Telia for at aktivere og integrere telefoni direkte i virksomhedens Teams-løsning uden at gå på kompromis med de funktionaliteter, virksomheden har brug for til professionel intern og ekstern telekommunikation.

Det sker ved at integrere Telias omstillingsløsning Touchpoint Experience i Microsoft Teams, så brugernes mobiltelefoner og eksterne telefonnumre bliver en del af Teams.

Brugere kan nemt ringe fra mobile apps i Touchpoint Experience eller Teams eller på sædvanligvis direkte fra mobiltelefonen.

Det er også muligt at tilslutte eksterne telefoner samt andre applikationer for at supplere eller erstatte eksisterende telefonsystemer.

Dermed kan medarbejderne ringe og modtage opkald via Teams både på computer, tablet og mobil fra én samlet platform med samarbejds- og kommunikationsløsninger, så de kan håndtere opkald fra kunder gennem Teams og levere samme høje serviceniveau som tidligere – uanset, om medarbejderne befinder sig på kontoret, derhjemme eller er på farten.

I ét og samme univers

”I stedet for at have et omstillingsanlæg og flere platforme arbejder man i ét og samme univers, og man skal som medarbejder tage stilling til færre tekniske problemstillinger. Godt nok har de danske medarbejdere under corona været utroligt dygtige til at sætte sig ind i Teams på kort tid og vænnet sig til at bruge løsningen til virtuel kommunikation, fordi det var en nødvendighed, men hvis mange af dem skal være ærlige, så er de nok helst fri for at skulle bekymre sig for meget om tekniske udfordringer. 

De vil allerhelst bare passe deres arbejde og skabe resultater, og det er Telias Teams med telefoni skabt til at hjælpe dem og deres virksomheder med,” siger Mortimer Liebman.

Nem kontaktcenterløsning

Større virksomheder kan understøtte deres kundekontakt ved at integrere Microsoft Teams og Touchpoint Experience med Telia ACE, som er en kontaktcenterløsning baseret på kunstig intelligens designet til problemfrie kundedialoger med funktioner som Conversational IVR og chatbots.

Med Telia ACE kan virksomheden møde sine kunder nemt og intelligent på alle kanaler – fra opkald og chat til sociale medier og e-mail.

Således er Microsoft Teams ikke kun det virtuelle kommunikationsværktøj, der reddede os under corona, men katalysator og omdrejningspunkt for nye, integrerede kommunikations- og samarbejdsformer i en ny virkelighed på arbejdspladsen.

Én samlet Telia-løsning med Teams, telefoni og Office 365

Telias løsning gør det muligt at ringe og modtage opkald via Teams både på computer, tablet og mobil – fra én samlet platform med alle de samarbejds- og kommunikationsløsninger, virksomheden har brug for.

Microsoft Teams med telefoni forbinder alle Office 365-applikationer i én brugergrænseflade med rig mulighed for koordinering, mødebooking, chatfunktioner, fælles fildeling, cloudbaseret lagring og mulighed for tilkobling af eksterne applikationer.

Se mere på  www.telia.dk/teams

Samsungs DEX-løsning gør det muligt at spare PC’en væk og bruge en smartphone til at udføre de samme opgaver. Mange virksomheder og organisationer er i fuld gang med at teste systemet, heriblandt Københavns Kommune, der kun har gode erfaringer at fortælle om. 

I virksomheder er det typiske, at man stiller en smartphone og en PC til rådighed for hver enkelt medarbejder. Men hvis man bruger DEX – en software løsning fra Samsung – kan man nøjes med en smartphone. 

”Samsung DEX går ud på, at man bruger telefonen som computer. Du sætter telefonen til en ekstern skærm, hvor du så får et desktop mode op, så det ser ud som det ville gøre på din firma-PC, hvor du så kan afvikle dine forskellige applikationer. Du sørger for samtidig at have tastatur og mus, for så har du egentlig en PC med dig uden at skulle slæbe på den. Jeg har selv brugt det nogle gange, når jeg rejser. Så kobler jeg det bare til TV på hotelværelset og bruger en Bluetooth mus og keyboard,” siger Claus Holm, Country Manager i Samsung Danmark, og tilføjer, at man også kan bruge en tablet i stedet, hvor man direkte kan se desktop mode. 

Sikkerheden er særlig interessant for virksomheder

Det smarte i det for virksomheden er, at man kan styre sikkerheden på telefonen, understreger han. 

”Nu er det forskelligt fra virksomhed til virksomhed, men de fleste styrer i dag via Mobile Device Management, hvor du kan styre, hvad medarbejderen må med sin arbejdstelefon. På den måde ved du, at det er en sikker enhed. I Samsung telefoner kan du også bruge det, der hedder en Knox container, som betyder, at du kan skille privatdelen fra firmadelen på telefonen. Så alt det, du afvikler i firmadelen, er adskilt af vandtætte skodder til privatdelen. Du kan altså ikke tage dokumenter fra firmadelen over i den åbne privatdel og heller ikke den anden vej. Hvis du f.eks. har downloadet en app i privatdelen, der aflurer nogle passwords, så kan den ikke komme over i firmadelen.” 

Når DEX kører, kan man designe et skrivebord (desktop), som man også gør på sin PC. Der kan man have sine firma-applikationer, f.eks. SAP-adgang, Citrix, Microsoft Office eller andet. 

”Vi har et meget tæt samarbejde med både Citrix og Microsoft omkring deres forskellige applikationer, som gør, at de virker fuldstændig upåklageligt på DEX. Dvs. systemet skalerer selv op alt efter hvilken skærm, du tilslutter telefonen, og de specielle funktioner, der er i DEX, er også med i deres applikationer. Hvis du ikke lige har adgang til en skærm, tastatur og mus, så kan du også bruge en hvilken som helst Windows PC. Du tilslutter bare telefonen med kabel og kan så bruge Windows PC’ens skærm, tastatur og mus til at arbejde på din telefon i desktop mode, så du har alle firmaets applikationer. Du kan f.eks. også gøre det på din private PC uden, at data blandes sammen og kompromitterer sikkerheden,” siger Claus Holm.

Virksomheden opdager, at de faktisk sparer meget support tid, fordi det hele kun er på én enkelt enhed. 

Claus Holm, Country Manager i Samsung Danmark

Mobiltelefoner har processorkraften

Man behøver ikke bekymre sig om mobiltelefonens processorkraft. 

”Den CPU-kraft, der sidder i en smartphone i dag er jo ikke langt fra det, der er i en bærbar computer. Der sidder også en rigtig kraftig grafisk processor (GPU), så de skærmbilleder, du arbejder i, fungerer simpelthen upåklageligt, selv om du sågar bruger et 40 tommer hotel-TV. Det som mange virksomheder gør i dag, er at de enten via Microsoft eller Citrix-løsninger laver remote desktop adgang. Dvs. du har faktisk ikke nogen data – og det har du heller ikke på din firma PC – de afvikles i firmaets servere eller i en cloudløsning, og så er det egentlig kun skærmbilleder, du rykker frem og tilbage. Så selv komplekse udregnings- eller tegneopgaver kan du faktisk afvikle på cloudplatformen, og så kan du stadig bruge Samsung DEX og opleve, at det er lige som når du sidder på kontoret med dine store regneark, databaser eller hvad det måtte være.”

Mindre vedligehold og support

Der er mange virksomheder, der allerede bruger DEX, og mange er i gang med at teste det. For der er mange penge at spare for virksomhederne, da medarbejderne typisk både har en bærbar PC og en mobiltelefon udleveret af virksomheden. Den bærbare PC kræver en del vedligeholdelse og slæbes med rundt, mens man samtidig også skal vedligeholde sikkerhed på mobiltelefonen. 

Det er reelt alle typer virksomheder, der har udvist interesse for DEX og er i gang. Der hvor man først tog det til sig, var typisk virksomheder, der har medarbejdere på farten hele tiden. Folk, der måske kun er på kontoret 1-2 dage om ugen, mens de resten af tiden er i satellitafdelinger, arbejder hjemmefra, på kundebesøg eller ude at rejse. De har stadig samme adgang til alt, som hvis de var på kontoret. Og så har firmaet altså sparet en PC, men kan nøjes med at købe en mobiltelefon. 

”Det har været begrænset med de negative tilbagemeldinger fra alle de virksomheder, der anvender eller er i gang med at teste systemet. Der har været problemer med ældre apps, der ikke har været udviklet til selv at skalere skærmstørrelser, men alle de store, mest anvendte apps – Office, SAP, Citrix, VMware osv. virker uden problemer. Ellers har de negative tilbagemeldinger mest været, at folk skal vænne sig til at bruge systemet, når de har været vant til PC,” siger Claus Holm.

Til gengæld skorter det ikke på den positive respons. 

”Virksomheden opdager, at de faktisk sparer meget support tid, fordi det hele kun er på en enkelt enhed. Og så ikke mindst sikkerheden i brugen af DEX. Din mobiltelefon er jo forbundet hele tiden, så lad os nu sige, at min mobil bliver stjålet. Så har jeg måske fingeraftrykslås, PIN-kode eller andet, så folk kan ikke komme ind i den, men den er stadig på nettet. Så er det egentlig bare at ringe ind til IT-afdelingen og sige, at den er stjålet. Så kan de slette hele telefonen – alt data, alt login og hvad der måtte være, det forsvinder. Det kan man jo ikke på en PC, der ligger sammenklappet i en taske. Så på den måde sikrer man firmaets data bedre. Vi kan også tage et firma, der har en høj udskiftning af medarbejdere. Hvis en mobil ikke bliver returneret, så kan man også få IT-afdelingen til at tage sig af det, så det eneste, der står på skærmen er, ’returnér mig til …’ og så er den ellers låst ned og ubrugelig.”

Københavns Kommune tester DEX

I Københavns Kommune har man nu igennem længere tid anvendt DEX. SUF’s sosu-hjælpere, sosu-assistenter og sygeplejersker på plejehjem, hjemmeplejeenheder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) m.v. bruger Samsung Galaxy S9+ telefoner og Samsung Tab4 tablets til at journalisere i forvaltningens omsorgssystem Cura. Arbejdsopgaverne er primært ”almindeligt kontorarbejde” i Outlook, Word og Teams. Læse og måske rette almindeligt forekommende Excel-ark, bruge intra- og internet, læse vejledninger i pdf-format, oplyser Johannes Leidesdorff-Madsen, afdelingsleder i Afdeling for Mobility i Københavns Kommune under Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. 

”De positive tilbagemeldinger er, at det er let at have med at gøre, medarbejderne skal kun koncentrere sig om en enkelt ”dims”, og det hele er ret nemt at håndtere. Kompleksiteten bliver i den henseende reduceret både for medarbejder og driftsenhed. Der er også gode økonomiske gevinster ved at have færre PC’er, og sund fornuft i at anvende så mange features som overhovedet muligt på de udleverede telefoner og tablets. Afledte effekter omkring er endnu bedre dokumentation af de faglige indsatser, da medarbejderne kan bruge en ”normal” kontorarbejdsplads til de opgaver direkte på deres enheder. De negative reaktioner handler mest om kultur, historik og organisering. Det kræver meget energi i implementeringen, da nye løsninger kan opfattes som bøvlede, uønskede og risikable,” siger Johannes Leidesdorff-Madsen, og fortsætter: 

”Indsatsen med DEX har gjort, at vi har kunnet fjerne mellem 1/3 og 1/2 af vores PC’er. Det har vi gjort via en aktiv controllingindsats, hvor lederne månedligt er blevet gjort opmærksomme på deres samlede beholdning, på hvor mange PC’er der reelt er i brug og på anbefalinger i den henseende,” siger afdelingslederen. 

Han tilføjer, at der ikke er nogle medarbejdere, der mangler adgang til en PC, men flere og flere vælger selv at bruge deres mobile enhed i stedet. Der er også adgang til dockingstation, som både kan docke PC’er og mobile enheder via USB-C med tilhørende skærm, tastatur og mus.

”Det er en fordel at bruge Samsung Dex udover at spare penge til en PC, fordi medarbejderne kun skal forholde sig til en enkelt ”dims” i stedet for til flere. Fordi den enkelte driftsenhed kan reducere den samlede kompleksitet ved at skære ned på ”maskinparken”. Og fordi medarbejdernes anvendelse af deres mobile enheder stiger, hvilket medfører bedre dokumentation og bedre kommunikation som sådan,” siger Johannes Leidesdorff-Madsen.

GDPR-reglerne (Databestkyttelsesforordningen) er stadig en stor ressourcekrævende opgave for små og mellemstore virksomheder (SMV’er). Det laver det danske start-up Safe Online om på med enkle og billige løsninger, der sparer mange arbejdstimer og grå hår hos virksomhederne og samtidig sikrer digital tillid hos virksomhedens kunder.

Mange virksomheder har ganske enkelt ikke systemer eller værktøjer til nemt at håndtere persondata i henhold til GDPR reglerne. Vi hjælper dem med de smarte fremtidssikrede løsninger

Christian Bohn, CEO hos Safe Online

Digitaliseringen har gjort mange arbejdsopgaver meget lettere og løftet produktivitetsniveauet dramatisk i forhold til de gamle computerløse dage med brevpost, fastnettelefon, telefax og papirarkiver. Men det har også skabt en udfordring med håndtering af de mange persondata, som virksomhederne nu ligger inde med om os (deres kunder). 

Korrekt håndtering af persondata er en udfordring, der kun vokser. Massachusetts Institute of Technology (MIT) offentliggjorde i 2019 en liste over de ni største megatrends frem mod 2030. På denne liste er gennemsigtighed i datahåndtering – med baggrund i forventningen om at mængden af data om hver person vil fortsætte med at vokse eksponentielt – og det samme vil virksomhedernes brug af denne information. 

Myndighederne er naturligvis opmærksomme på håndtering og brug af persondata, og EU tog et stort skridt med indførelsen af GDPR d. 25. maj 2018. Siden den dato har alle virksomheder skullet leve op til GDPR-reglerne, og det er stadig en stor mundfuld for mange SMV’er.

Safe Online’s løsninger er allerede udbredt til 15 lande

Sebastian Allerelli grundlagde i 2017 virksomheden sammen med fire andre. Siden da har Safe Online i al stilfærdighed udviklet fremtidens løsninger til virksomheders håndtering af persondata. I dag anvendes Safe Online’s løsninger af virksomheder i 15 lande.

Undervejs har virksomheden fået funding fra Vækstfonden og Innovationsfonden og har i ryggen også Sparekassen Sjælland-Fyn samt nogle af Nordens bedste Business Angels, herunder bestyrelsesformanden Gregers Kronborg, der har mange års erfaring og succes med at spotte vækstvirksomheder i den tidlige fase, bl.a. Trustpilot. 

”Der er en meget stor gruppe af små og mellemstore virksomheder, der er udfordrede af GDPR, compliance og datahåndtering generelt. Det er komplekse områder, der blandt andet omfatter overførsel af persondata via mails og den generelle opbevaring og håndtering af persondata i virksomheden. Men mange har bare ikke systemer eller enkle værktøjer til at leve op til reglerne uden en masse manuel arbejdskraft. Det er en af de mange problemstillinger, vi kan løse,” siger Christian Bohn, CEO hos Safe Online. 

Han påpeger, at udover alle virksomheder skal leve op til databeskyttelsesforordningen er der blandt mange virksomheders kunder i stigende grad fokus på digital tillid, herunder hvordan virksomheden håndterer kundens data. Dette fokus styrkes kun af de mange dårlige eksempler på håndtering af persondata – også i store virksomheder. 

”Kunderne forventer at kunne stole på virksomhedernes evne til at beskytte deres data. Digital tillid er i høj grad blevet en konkurrenceparameter for virksomhederne. Virksomheder med høj digital tillid har ofte også en væsentlig højere kundeloyalitet.”

For at hjælpe virksomheder med håndtering af persondata, har Safe Online udviklet tre løsninger: Connectid Mail, Connectid DataMapper og Connectid Business. 

I vores løsninger til virksomheder har vi lagt vægt på, at de er intelligente, nemme at bruge og passer ind i de arbejdsgange, der allerede ligger i virksomhedens daglige drift. At vores priser så samtidig er meget attraktive, er jo så kun en ekstra fordel,” siger Christian Bohn.

Connectid Mail til Outlook hjælper med at sende og modtage persondata sikkert

Connectid Mail er særlig interessant for SMV’er. En af de største syndere omkring håndtering af persondata er alle de data, der ligger og roder rundt i mailfoldere hos virksomhedens ansatte, og netop her kan Connectid Mail noget særligt

”Connectid Mail er et add-in til Microsoft Outlook, som gør, at virksomheden meget nemt og sikkert kan sende persondata og anden fortrolig information – men også gøre det muligt for andre uden for virksomheden at svare tilbage med fortrolig information. Connectid Mail krypterer den information, der sendes, sikrer samtykke ved hver overførsel – og sørger samtidig for at persondata ikke gemmes i virksomhedens mailfoldere,” siger Christian Bohn og tilføjer:

”Connectid Mail til Outlook er lige så nemt at installere som en app til din smartphone og gavner især virksomheder, der sikkert skal udveksle sensitive data med andre via mail og uden brug af avancerede tekniske løsninger.” 

DataMapper giver overblik og kortlægger omfanget af persondata i virksomheden

Problemet med manglende overblik over dokumenter med persondata, der ligger i mailfoldere og på computere i virksomheden, er noget, som Connectid DataMapper tager sig af ved f.eks. at scanne medarbejdernes mailfoldere, computere eller virksomhedens netværksdrev. 

”Selv mindre virksomheder ligger ofte inde med mange tusinder eller hundredtusindvis af dokumenter. For langt de fleste er bare det at skabe overblik over persondata blandt de mange dokumenter en opgave, der er fuldstændig uoverskuelig at gå i gang med. DataMapper kan tages i brug på et par minutter og hjælpe med at skabe det manglende overblik,” siger Christian Bohn.

DataMapper bruger kunstig intelligens til at kategorisere alle dokumenter og viser den pågældende bruger eller virksomhedens administrator, hvad der ligger af persondata i virksomhedens e-mail eller dokument foldere. DataMapper finder specifikke risiko ord inden for persondata som f.eks. CPR-nr., pas-nr., religiøse tilhørsforhold eller andet i processen med at skabe det komplette overblik over dokumenter med persondata. 

Virksomheden kan også bruge løsningen til dataflow analyser og se, hvorvidt medarbejderne overholder de retningslinjer, der er for håndtering af persondata og nemt følge op på områder, hvor der ikke er styr på det. 

Automatiser håndteringen af dataanmodninger

Op mod 95 pct. af alle virksomheder bruger deres almindelige e-mail til at styre anmodninger om indsigt efter persondataloven, og det er ikke effektivt eller sikkert for nogen parter. 

”Vi ser i stigende grad sager, hvor hackere har udgivet sig for at være andre personer ved at lave mailadresser, der ligger tæt op ad den pågældende og så har brugt denne falske mail til at henvende sig til virksomheden for at få udleveret persondata. I op mod en tredjedel af sådanne tilfælde har virksomhederne ikke opdaget fejlen og er blevet snydt til at udlevere data, der indeholder alt fra informationer om helbred til bank. I sidste ende er det virksomhedens ansvar.” 

Connectid Business er en løsning, der automatiserer og strømliner processen for virksomhedens håndtering af dataanmodninger fra personer, der f.eks. beder om indsigt i deres data, at blive slettet osv.

”Med Connectid Business får virksomheden udadtil en portal til f.eks. sin hjemmeside, hvor alle forespørgsler fra f.eks. kunder om indsigt i data eller ønske om sletning, struktureret og nemt kan modtages, samtidig med verificering af personen der forespørger. Indadtil får virksomheden et ”ticket system”, hvor dataanmodninger registreres, og systemet kan manuelt eller automatisk hjælpe med at fremfinde data til at besvare anmodningen,” påpeger Christian Bohn.

Ud over at hjælpe med at sikre identiteten på personen, der forespørger, kan virksomheder ved brug af Connectid Business spare mange timers manuelt arbejde ved at strukturere og automatisere processen for indsamling af data til at besvare en dataanmodning.

Det er nemt at komme i gang med gratisversionen af Connectid Business, der indeholder både portal med verificering af den, der spørger om data, og ticket system til intern håndtering. Herfra kan man alt efter behov vælge manuel indsamling af data til besvarelse af anmodninger – eller den automatiserede version, hvor der bruges kunstig intelligens til at indsamle data på tværs af systemer. 

Ved du selv hvor dine persondata er?

Safe Online har også udviklet en løsning til privatbrugere. Connectid Personal er en gratis app, der hjælper med at få et overblik over hvilke virksomheder, der har dine data – og giver muligheden for at minimere din online risiko.

Connectid Personal er gratis og kan downloades fra Google Play eller App Store.

Alle tre løsninger, som Safe Online tilbyder virksomheder:

 

Connectid Mail

38 kr. pr. bruger pr. måned; kan prøves gratis i 14 dage

 

Connectid DataMapper

45 kr. pr. bruger pr måned. Derudover opstartsgebyr fra 1995, der kan variere efter virksomhedens størrelse. 

 

Connectid Business

Gratis for de første 5 manuelle anmodninger. Kan derefter bruges manuelt for 101 kr. pr. bruger pr. måned. Den automatiserede version bliver lidt dyrere, da den afhænger af hvilke systemer der skal indhentes data fra

 

Læs mere på www.bysafeonline.com/da/

Covid-19 pandemien har nødvendiggjort videomøder og -konferencer i kolossalt omfang for virksomheder, myndigheder, organisationer og uddannelsesinstitutioner. Men mange er ikke klar over hvor data opbevares og hvem som har tilgang til den, påpeger Kenneth Thorsager, Country Manager i Pexip, der er specialiseret i videokonferenceteknologi.

Hos Pexip gemmer vi kun den nødvendige data i cloud. Det gælder basale data, der sikrer, at vi kan udføre support for kunderne. Ønsker kunderne fuld kontrol over hvor deres data transporteres hen og lagres tilbydes Pexip som Private Cloud.

Kenneth Thorsager, Country Manager Danmark i Pexip

Covid-19 pandemien har haft enorme omkostninger, og vi har måttet ændre vores adfærd på mange områder. Det gælder i høj grad vores fysiske møder og omfanget af forretningsrejser. 

Flere mails og telefonsamtaler har i en vis udstrækning erstattet de fysiske møder, men omfanget af videomøder er også eksploderet. Ikke blot i virksomheder men i høj grad også i uddannelsessektoren over en bred kam, hvor fjernundervisning i lange perioder har været løsningen på at undervise de hjemsendte elever og studerende. 

Pexip, der er specialist i videokonferenceteknologi og har udviklet sin egen platform, har oplevet den voldsomme stigning i behovet for videomøder igennem 2020, og tendensen er fortsat i år. Virksomheden med hovedsæde i Norge blev børsnoteret i 2020 var dengang Nordens største børsnotering af et IT-selskab og hentede 2,4 mia. norske kroner, der skal anvendes til vækst og innovation. 

”Vi er en virksomhed i kraftig vækst og oplever en massiv tilstrømning af flere kunder. Videomøder er blevet en del af arbejdslivet i mange brancher, og det vil fortsætte også efter Covid-19 pandemien. Virksomhederne kan øge effektiviteten, og spare mange penge på budgettet for forretningsrejser. Men mange forudser, at hjemmearbejdsdage også bliver en del af hverdagen i en del virksomheder i en coronafri hverdag, da det for nogen kan begrænse den daglige pendling og virksomhederne kan spare penge på lokaler,” siger Kenneth Thorsager Country Manager Danmark i Pexip.

Regeringer, sundhedsvæsner og NASA bruger Pexip

Pexip har over 70 kunder blandt Global Fortune 500 på tværs af alle brancher, og der er brugere i over 190 lande. I tredje kvartal sidste år valgte intet mindre end ti Fortune 1000 selskaber at benytte Pexip som platform, heriblandt de Deutsche Börse og NASA. Kundekredsen omfatter bl.a. Intel, Vodafone, Spotify, Telia, Nordea og PayPal men også Amnesty International, EPA (USA’s miljøagentur), USA’s forsvar og den amerikanske regering. I Danmark anvendes Pexip til politisk arbejde, i en lang række ministerier og styrelser samt til telemedicin. 

 Der er hård konkurrence blandt markedets mange videoleverandører, men her mener Pexip, at de adskiller sig med mere fleksible løsningsmuligheder og fremfor alt: Sikkerhed. 

”Mange virksomheder, organisationer, myndigheder og uddannelsesinstitutioner gik ind på området for videomøder i 2020 uden at stille de store krav til teknologierne, og sikkerhed fyldte ikke meget. Sikkerhedsrisikoen består imidlertid ikke bare i, at andre udefra kommende kan se med eller afbryde møderne, men derimod i høj grad også en datarisiko. Brugere er overordnet for lidt opmærksomme på hvem som har tilgang til deres mødedata, hvor data lagres og i hvilken udstrækning den deles med tredieparter til kommercielt brug. Data der lagres på udenlandske servere kan på sigt blive delt med myndigheder hvilket kan være lovligt og dermed giver adgang til dine private data. Pexip derimod transkribere ikke mødedata, der kræves ikke mail og andre oplysninger for at benytte tjenesten og der er gennemsigtighed omkring hvor data lagres. Både i Danmark og resten af Europa benyttes Pexip af samme grund i det offentlige til politisk og sikkerheds- og sundhedsarbejde”. siger Kenneth Thorsager. 

Det er yderst problematisk og har skræmmende potentielle konsekvenser, understreger han.

”Hvis dine data fra møderne bliver benyttet til kommercielt brug kan det i værste fald ramme dig resten af livet. Hvis du eksempelvis er gymnasieelev og har svært ved at være aktiv og holde koncentrationen i denne tid med fjernundervisning kan den information have konsekvenser senere i livet og en arbejdsgiver eller rekrutterings konsulent får fat i denne information. Måske afslører de også, at du ikke netværkede særlig meget på skolen. Det er også problematisk for virksomhederne. De kan kortlægge medarbejdernes adfærd ned til mindste detalje. Det bliver registreret, om du er passiv til møder, om du ikke sender opfølgende mails efter møder osv. Hvad sker der med de lagrede data, når medarbejderen skifter til et andet job eller en konkurrent? Med moderne teknologi i mødelokalet er det vigtigt at sikre, at platformen kan benyttes sikkert, og ikke mindst privat, og her har Pexip en klar holdning. Løsningen leveres med formålet at skabe en fantastisk oplevelse når der holdes videomøder. Dataindsamling til kommerciel brug er ikke,” siger Kenneth Thorsager. 

EU har svært ved at håndhæve regler

Umiddelbart skulle man mene, at EU har sørget for at have styr på den slags med bl.a. de famøse GDPR-regler, der beskytter persondata, og som trådte i kraft i 2018. Men virkeligheden er mere kompliceret. 

EU-Domstolen slog i 2020 i Schrems II-sagen fast, at dataeksportører i EU har ansvaret for, at tredjepartslande, herunder USA, giver den samme databeskyttelse som i EU. Det gælder altså også de store amerikanske teknologigiganter, der er til stede i de forskellige EU-lande. 

I praksis er det en vanskelig opgave, ikke mindst i relation til USA, hvor efterretningstjenesterne har vide beføjelser til at granske personlige data. I andre lande med høj korruption eller politisk ubalance kan det være endnu nemmere at få fat i selskapers og personers data. Datatilsynet har oplyst, at man i 2021 vil føre tilsyn med overførsler af data til tredjelande, men hvordan det i praksis skal foregå, og om det kan lade sig gøre fuldt ud er et åbent spørgsmål. 

Det er en væsentlig forklaring på, at også mange myndigheder vælger Pexip. For den norske virksomhed tilbyder, at man kan hoste alle videomøder på egne servere. 

”Hos Pexip gemmer vi kun den nødvendige data i cloud. Det gælder basale data, der sikrer, at vi kan udføre support for kunderne. Ønsker kunderne fuld kontrol over hvor deres data transporteres hen og lagres tilbydes Pexip som Private Cloud. Der er derfor Pexip benyttes af den danske stat, til lægesamtale på video og af en række af kommuner. Men uddannelsesinstitutionerne bruger det ikke overhovedet – de bruger tjenester, som er lidt billigere og som gemmer data i USA. Dette er noget som eleverne og de studerende ofte ikke er klar over og slet ikke har samtykket til,” siger Kenneth Thorsager.

Pexip er børsnoteret i Oslo og har 370 ansatte globalt. 97 pct. af indtægterne er abonnementsbaserede, og Pexip oplevede i tredje kvartal 2020 en stigning i de årlige abonnementsindtægter på 70 pct. i forhold til samme periode i 2019. 

Pexip kan forbinde al kundens videokonferenceteknologi med en enkelt løsning. Man støtter værktøjer som Microsoft Teams, Google Hangouts Meet eller Skype for Business i den samme arbejdsproces såvel som mødelokalesystemer, og mobile, web- og desktop baserede brugere. Denne fleksibilitet tiltrækker mange, idet en undersøgelse af Wainhouse Research viser, at 62 pct. af organisationer anvender mere end tre løsninger til videokommunikation. Kunden kan vælge selv at hoste videomødet eller i en hvilken som helst cloudbaseret løsning. 

Kåret til ”Visionary” i Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions 2019 og 2020. 

Vinder af Frost & Sullivan’s 2020 “Entrepreneurial Company of the Year Award” for the Global Business Video Conferencing Industry. 

I en undersøgelse foretaget af Wainhouse Research fik Pexip den højeste rating af brugerne blandt 17 udbydere af videokonference platforme. 

Se mere på www.pexip.com

Sigurd Leth, direktør for 3’s erhvervsdivision, 3Business, er overbevist om, at virksomhederne også efter pandemien vil have en langt mere fleksibel tilgang til, hvor arbejdet bliver udført. Den hybride arbejdsplads er en del af fremtiden, og når 5G-teknologien inden længe bliver en fast bestanddel af danskerne hverdag, vil det kun accelerere udviklingen.

Nød lærer nøgen kvinde at spinde. Og den lærer også virksomhederne at finde kreative løsninger på at holde skruen i vandet. Nedlukningen af økonomierne i Danmark og store dele af verden har ført til hjemsendelse af millioner af mennesker. Men de teknologiske muligheder har gjort, at det i mange tilfælde ikke har ført til en nedgang i produktivitet og effektivitet – snarere tværtimod. 

”Jeg tror, vi er på tærsklen til en revolution i forhold til fremtidens arbejdsplads. Kontoret, som vi kender det, er dødt. I fremtiden vil mange virksomheder nedskalere kontorerne og samtidig gøre det muligt for de ansatte at arbejde hjemmefra 1, 2, 3 dage om ugen. Det er et paradigmeskifte, vi oplever,” siger Sigurd Leth, direktør for 3’s erhvervsdivision, 3Business. Her har man under coronakrisen oplevet en fordobling af salget af mobilt bredbånd til hjemmearbejdspladsen, og forventningerne til fremtiden er store.

”Vi begyndte udrulningen af 5G i december og forventer at dække hele Danmark med 5G i sommeren 2022. Det kommer til at accelererer udviklingen inden for det, vi kalder trådløs fiber, som får helt afgørende betydning. Hjemmearbejdspladsen bliver trådløs, flytbar og til en hastighed, der er mange gange højere end det, vi har i dag, så der ikke er behov for fiberkablerne længere. Du kan altid få den høje hastighed med dig og dermed også en større frihed,” siger Sigurd Leth.

  Med 5G åbner vi døren for, at virtual reality kan blive en integreret del af hverdagen

Sigurd Leth, direktør
for 3’s erhvervsdivision, 3Business

Teams blev allemandseje

En stor del af 3Business’ succes under coronakrisen kan ifølge Sigurd Leth tilskrives Microsofts video- og samarbejdsplatform Teams, som på rekordtid blev allemandseje. I månederne før coronakrisen ramte, var folkene hos 3Business ved at lægge sidste hånd på en ny løsning, Teams Connect, som integrerede 3’s telefoniløsninger med Microsofts platform. Og da Teams Connect var klar til lancering i foråret 2020, var der tale om en sjælden heldig timing:

”Inden coronakrisen kom, regnede vi med, at vi skulle ud at lære virksomhederne om Teams fra bunden – hvordan det kunne optimere deres processer og arbejdsgange, og hvordan de gennem et langt, sejt træk kunne vænne deres medarbejdere til at bruge det. Men det blev overflødigt, nærmest natten over. Store dele af den danske arbejdsstyrke er blevet superbrugere af Teams, og vi ser i dag rigtig mange bruge det i kombination med mobilt bredbånd. Det er en udvikling, som vi kun lige har set begyndelsen på.”

Den digitale og fysiske verden smelter sammen

Ikke alle jobs egner sig dog lige meget til hjemmearbejde, erkender Sigurd Leth. Nogle typer jobs kræver en tæt sparring med kollegerne, som i dag er svær at opnå i tilstrækkeligt omfang på distancen. Men også det er der råd for i fremtiden, spår han.

”Mon ikke vi om 5-10 år vil se tilbage på vores videomøder i 2021 med overbærenhed og tænke på, hvordan kameraet indimellem hakkede, og man talte i munden på hinanden. Med 5G’s ultralave responstider åbner vi døren for, at virtual reality-teknologi kan blive en integreret del af hverdagen, som gør det muligt at afholde konferencer og møder i virtuelle rum, hvor alle deltagere kan interagere naturligt med hinanden, uanset hvor de befinder sig i den fysiske verden. Den digitale og fysiske verden vil smelte sammen i en grad, som vi har svært ved at forestille os i dag.”

Kritisk infrastruktur i hjemmet

Tilbage i nutiden fremhæver Sigurd Leth, at selve det at arbejde på distancen nu ses i et andet lys end tidligere. 

”Store investeringsbanker er f.eks. begyndt at flytte ud af New York for at spare penge og er mere åbne for, at medarbejderne kan bo andre steder. Jeg tror, vi herhjemme vil se efterspørgslen efter kontordomiciler falde, færre vil have to biler og flere vil søge bolig uden for de store byer. Der vil også ske en ændring, når man vurderer jobansøgere. Man vil i mindre grad fravælge ansøgere pga. bopæl langt fra hovedkvarteret og i stedet mere fokusere på kompetencerne. Til gengæld er det bare hamrende vigtigt, at det, der er derhjemme, fungerer. Det er jo pludselig blevet en kritisk infrastruktur,” pointerer Sigurd Leth. 

”Udfordringen med en klassisk fiberforbindelse er, at du ikke kan tage den med dig. Men med 5G kan virksomhederne stikke en ny medarbejder et simkort og en router, og så kan de i princippet selv bestemme, om de vil arbejde hjemmefra, i sommerhuset eller på den anden side af jorden. Det bliver en gamechanger.”

Pandemien og de mange hjemsendte ansatte har demonstreret fordelene ved, at vi også kan arbejde hjemmefra. Men hvis Danmark som tech-samfund ønsker at gå forrest på området ”den fleksible arbejdsplads”, bør vi ikke starte med at skyde os i foden ved at benytte tredjerangs udstyr, således som det sker lige nu, siger CEO i AVC, Niels Bull.

I følge Danmarks Statistik arbejdede 40 pct. af den danske arbejdsstyrke helt eller delvist hjemmefra under nedlukningen i 2. kvartal 2020. Indenfor brancherne ”kommunikation og information”, og ”finansiel sektor”, var den procentvise andel af ansatte der arbejder fra hjemmet, helt oppe på over 70 pct. Tallene er efter alt at dømme på de samme niveauer under den aktuelle nedlukning. 

Der er således tale om mange hundrede tusinde danskere, der hver dag logger på deres hjemmearbejdsplads og forsøger at løfte arbejdsgiverens og samfundets forventninger til et Danmark i drift. Det kan kun lade sig gøre, fordi de teknologiske værktøjer er til rådighed, bl.a. i form af videokonference.

”Vi oplever lige nu en forandring i arbejdsgange og processer. En forandring, vi er tvunget til at tage på os, hvis vi skal overleve som ansat, som virksomhed eller samfund. Og hvis vi skal være helt ærlige, så er vi muligvis nok trætte af pandemien og ønsker os tilbage til normale tilstande – men konceptet med videokonference og hjemmearbejdspladsen virker. Der er sociale berøringsflader og intern koordinering, der på ingen måde kan erstattes, men det har vist sig muligt at drive ”forretningen Danmark” videre ved hjælp af tidssvarende videokonference løsninger,” siger Niels Bull, CEO i Audio Visuelt Centrum (AVC).

Virtuelle møder er hårde for koncentration og psyke

Der har i mange år været fokus på ”skærmtid” for børn og unge. Og der har på arbejdsmarkedet været et vigtigt fokusområde, der omhandler ergonomi og fysisk belastning ved at sidde ved et skrivebord i otte timer. Skærmbrillen, hævesænkebordet og diverse ergo dynamiske stole, er resultater heraf. Det er stadig vigtigt at forholde sig til de traditionelle fokusområder på kontorarbejdspladsen, men fokusområdet bør udvides, påpeger Niels Bull. For som repræsentant for de virksomheder der leverer professionelle audiovisuelle løsninger – herunder videokonference systemer – kan han spore en ændring blandt kundernes behov og forventninger til hjemmearbejdspladsen afledt af situationen under pandemien.

”Langt hovedparten af de danske virksomheder og offentlige institutioner har valgt at følge retningslinjerne fra regering og Folketing og har sendt deres kollegaer hjem for at arbejde. Og som udgangspunkt er alle glade for at kunne bidrage, men flere og flere af vores kunder og deres kolleger klager over, at video-hverdagen er hård for koncentrationen og psyken. I den forbindelse skal man heller ikke glemme de hjemsendte skoleelever, der længe har måttet leve med fjernundervisning,” siger Niels Bull. 

Vi sidder også foran computeren på vores ”rigtige” arbejdsplads. Men her er møderne ofte fysiske og med indlagte afbrydelser. Når hjemmearbejdspladsen er taget i brug, forventes meget arbejdstid at blive eksekveret over videokonference, påpeger han. Hvad enten der er tale om ”chat video funktion” som for eksempel Whatsapp, Facetime eller Messenger eller professionelle videokonference værktøjer som Teams, Webex, Zoom og PEXIP. 

Alle, der har prøvet at have en kalender fuld af videokonferencemøder ved, at ens koncentration og velbefindende bliver voldsomt udfordret, hvis ikke der er tale om ordentligt udstyr.

Niels Bull, CEO i AVC

Køb ikke for billigt udstyr

”Jeg læste fornylig en artikel fra HK Privat, der i ”Seks gode råd” til sine medlemmer, ønsker at vejlede dem i, hvorledes de sikrer sig en god hjemmearbejdsplads. Der var mange gode råd, heriblandt et eksternt tastatur, mus, skærm og headset. I foreningen ”Branche, Fællesskab og Arbejdsmiljø” (BFA) rådgiver de også deres medlemmer om indretning og forberedelse – men fælles for både HK Privat og BFA er, at de teknologisk glemmer det vigtigste ved arbejdet med videokonference over mange timer – at der skal ordentligt billede og lydgengivelse til. Og det er ikke løst ved at sende den ansatte i Elgiganten eller Power med 700 kr.,” siger Niels Bull og fortsætter:

”Alle, der har prøvet at have en kalender fuld af videokonferencemøder ved, at ens koncentration og velbefindende bliver voldsomt udfordret, hvis ikke der er tale om ordentligt udstyr. Og det gælder ikke kun ens egen videokonference installation. Vi er som deltagende i et videomøde også afhængige af de øvrige mødedeltageres udstyr. Hvis man skal sidde og koncentrere sig om, hvad der bliver sagt, og samtidig forsøge at aflæse en mimik eller ansigtsudtryk, flyttes fokus fra indhold og konkret sparring til fortolkning. Det kan naturligvis godt lade sig gøre, men vores kunder giver udtryk for, at de er mentalt drænede efter en dag fuld af videomøde, og symptomer som hovedpine og kvalme er ikke ualmindelige.”

Men problemet kan afhjælpes, hvis virksomheder og organisationer vælger at etablere professionelle videokonferenceløsninger på deres ansattes hjemmearbejdsplads. Hvis ikke der bliver investeret i egentlige videokonference enheder (kamera, højtaler og mikrofon i ét), bør en hjemmearbejdsplan rumme et hd-kamera, en højtopløselig skærm og meget gerne et headset med god lydgengivelse samt en professionel mikrofon. 

”Hvis alle mødedeltagere er ordentligt udstyret – og det koster ikke ”spidsen af en jetjager” – så vil oplevelsen og udbyttet af mødet bliver mangedoblet, og den kollega der sidder med ansvaret og møderne, vil ikke mærke belastningen på samme måde. Og man vil kunne sikre et højt produktivitetsniveau, koncentration og engagement hos mødedeltagerne,” påpeger direktøren.

AVC’s anbefalingog råd til køb og brug af videoteknologi:

• Kamera i min. FULL HD-opløsning og med autofokus og gerne autoframing.
• Kamera monteres oven over/ovenpå en ekstern skærm.
• Ekstern skærm i min FULL HD-opløsning og en størrelse på min. 24”.
• Det vil være en stor fordel ved at vælge en 34” buet skærm i højere opløsning, så man kan have 2 vinduer åbne ved siden af hinanden.
• Opløsningen på 3440×1440 pixels giver plads til 138% mere informationer (pixels) end en skærm i FULL HD-opløsning. Herved bliver en medarbejder langt mere effektiv, når der kan vises mere information på skærmen på én gang.
• Sørg for, at skærmen kan justeres i højden, og at den har en mat overflade, så den ikke reflekterer lys fra vinduer og lamper.
• Det er vigtigt at justere farve, lysstyrke og kontrast, så skærmen er behagelig at kigge på hele dagen.
• Headset med indbygget mikrofon og enten med USB-kabel eller med trådløs funktion.
• Det er vigtigt, at headset understøtter støjdæmpning fra omgivelserne, så uvedkommende støj ikke kommer med og distraherer.
• Tastatur og mus – anvend eksternt tastatur og mus fremfor det indbyggede på en bærbar computer, hvis kvaliteten på den bærbare ikke er i top.
• Det kan være vigtigt for mange brugere at have en særlig mus (eksempelvis Mousetrapper) for at minimere risiko for computerrelaterede smerter i nakke, skulder og arm.
• Bordet, der anvendes, skal have korrekt arbejdshøjde i forhold til stol. Det optimale er et hævesænkebord, så der er mulighed for at veksle mellem at sidde og stå.
• Sørg for, at der er plads nok på bordet til både tastatur, mus samt dokumenter, mobiltelefon, computer osv.
• Lys/belysning: Sørg for, at der er god belysning af arbejdsområdet, dog uden at blænde brugeren. Ved videomøder er det vigtigt, at der ikke er kraftigt modlys, og at brugerens ansigt er belyst således, at man kan aflæse øjne og mimik.

Den fleksible arbejdsplads er permanent

Der er meget fokus på, hvorvidt ”vi kommer tilbage” til arbejdsrytmen og hverdagen fra før pandemien. Men det tror Niels Bull ikke, vi gør. Hjemmearbejdspladsen kommer til at fylde mere i den nye hverdag. 

”Vi vil i fremtiden arbejde mere fleksibelt, hvilket jeg mener er til glæde for både arbejdsgiver og arbejdstager. Men hvis vi skal have den fleksibilitet og mulighederne det bringer, skal vi også erkende, at kvaliteten og det endelige udbytte af videomøderne, afhænger af mødedeltagernes oplevelse. 

Så hvis vi i Danmark som tech-samfund ønsker at gå forrest på området ”den fleksible arbejdsplads”, bør vi ikke starte med at skyde os i foden ved at benytte tredjerangs udstyr, sådan som det sker lige nu. Daglig frustration over skrattende mikrofoner og dårlig videokvalitet er et stort skridt i den forkerte retning,” siger direktøren. 

Videokonferencen er ikke en midlertidig løsning. Det bliver et af flere værktøjer, som det professionelle Danmarks tager i brug, for i fremtiden at kunne differentiere sig positivt på alle områder i en globaliseret verden, hvor selv de fjerneste egne af verden bliver morgendagens nabo, understreger Niels Bull.

Audio Visuelt Centrum (AVC)

AVC blev stiftet i 1967 og er dermed en af Danmarks ældste installationsforretninger indenfor AV. Virksomheden har tre afdelinger placeret i hhv. Brøndby, Odense og Horsens og har omkring 60 ansatte, der alle er højt kvalificerede inden for AV-rådgivning, design og implementering. 

Udover at være CEO i AVC er Niels Bull også initiativtager til AV Brancheforeningen samt ophavsmand til AV Tekniker uddannelsen og medlem af det Faglige Udvalg under Industrien Uddannelse. 

Læs mere på www.avc.dk