Mange virksomheder har ganske enkelt ikke systemer eller værktøjer til nemt at håndtere persondata i henhold til GDPR reglerne. Vi hjælper dem med de smarte fremtidssikrede løsninger
Christian Bohn, CEO hos Safe Online
Digitaliseringen har gjort mange arbejdsopgaver meget lettere og løftet produktivitetsniveauet dramatisk i forhold til de gamle computerløse dage med brevpost, fastnettelefon, telefax og papirarkiver. Men det har også skabt en udfordring med håndtering af de mange persondata, som virksomhederne nu ligger inde med om os (deres kunder).
Korrekt håndtering af persondata er en udfordring, der kun vokser. Massachusetts Institute of Technology (MIT) offentliggjorde i 2019 en liste over de ni største megatrends frem mod 2030. På denne liste er gennemsigtighed i datahåndtering – med baggrund i forventningen om at mængden af data om hver person vil fortsætte med at vokse eksponentielt – og det samme vil virksomhedernes brug af denne information.
Myndighederne er naturligvis opmærksomme på håndtering og brug af persondata, og EU tog et stort skridt med indførelsen af GDPR d. 25. maj 2018. Siden den dato har alle virksomheder skullet leve op til GDPR-reglerne, og det er stadig en stor mundfuld for mange SMV’er.
Safe Online’s løsninger er allerede udbredt til 15 lande
Sebastian Allerelli grundlagde i 2017 virksomheden sammen med fire andre. Siden da har Safe Online i al stilfærdighed udviklet fremtidens løsninger til virksomheders håndtering af persondata. I dag anvendes Safe Online’s løsninger af virksomheder i 15 lande.
Undervejs har virksomheden fået funding fra Vækstfonden og Innovationsfonden og har i ryggen også Sparekassen Sjælland-Fyn samt nogle af Nordens bedste Business Angels, herunder bestyrelsesformanden Gregers Kronborg, der har mange års erfaring og succes med at spotte vækstvirksomheder i den tidlige fase, bl.a. Trustpilot.
”Der er en meget stor gruppe af små og mellemstore virksomheder, der er udfordrede af GDPR, compliance og datahåndtering generelt. Det er komplekse områder, der blandt andet omfatter overførsel af persondata via mails og den generelle opbevaring og håndtering af persondata i virksomheden. Men mange har bare ikke systemer eller enkle værktøjer til at leve op til reglerne uden en masse manuel arbejdskraft. Det er en af de mange problemstillinger, vi kan løse,” siger Christian Bohn, CEO hos Safe Online.
Han påpeger, at udover alle virksomheder skal leve op til databeskyttelsesforordningen er der blandt mange virksomheders kunder i stigende grad fokus på digital tillid, herunder hvordan virksomheden håndterer kundens data. Dette fokus styrkes kun af de mange dårlige eksempler på håndtering af persondata – også i store virksomheder.
”Kunderne forventer at kunne stole på virksomhedernes evne til at beskytte deres data. Digital tillid er i høj grad blevet en konkurrenceparameter for virksomhederne. Virksomheder med høj digital tillid har ofte også en væsentlig højere kundeloyalitet.”
For at hjælpe virksomheder med håndtering af persondata, har Safe Online udviklet tre løsninger: Connectid Mail, Connectid DataMapper og Connectid Business.
I vores løsninger til virksomheder har vi lagt vægt på, at de er intelligente, nemme at bruge og passer ind i de arbejdsgange, der allerede ligger i virksomhedens daglige drift. At vores priser så samtidig er meget attraktive, er jo så kun en ekstra fordel,” siger Christian Bohn.
Connectid Mail til Outlook hjælper med at sende og modtage persondata sikkert
Connectid Mail er særlig interessant for SMV’er. En af de største syndere omkring håndtering af persondata er alle de data, der ligger og roder rundt i mailfoldere hos virksomhedens ansatte, og netop her kan Connectid Mail noget særligt
”Connectid Mail er et add-in til Microsoft Outlook, som gør, at virksomheden meget nemt og sikkert kan sende persondata og anden fortrolig information – men også gøre det muligt for andre uden for virksomheden at svare tilbage med fortrolig information. Connectid Mail krypterer den information, der sendes, sikrer samtykke ved hver overførsel – og sørger samtidig for at persondata ikke gemmes i virksomhedens mailfoldere,” siger Christian Bohn og tilføjer:
”Connectid Mail til Outlook er lige så nemt at installere som en app til din smartphone og gavner især virksomheder, der sikkert skal udveksle sensitive data med andre via mail og uden brug af avancerede tekniske løsninger.”
DataMapper giver overblik og kortlægger omfanget af persondata i virksomheden
Problemet med manglende overblik over dokumenter med persondata, der ligger i mailfoldere og på computere i virksomheden, er noget, som Connectid DataMapper tager sig af ved f.eks. at scanne medarbejdernes mailfoldere, computere eller virksomhedens netværksdrev.
”Selv mindre virksomheder ligger ofte inde med mange tusinder eller hundredtusindvis af dokumenter. For langt de fleste er bare det at skabe overblik over persondata blandt de mange dokumenter en opgave, der er fuldstændig uoverskuelig at gå i gang med. DataMapper kan tages i brug på et par minutter og hjælpe med at skabe det manglende overblik,” siger Christian Bohn.
DataMapper bruger kunstig intelligens til at kategorisere alle dokumenter og viser den pågældende bruger eller virksomhedens administrator, hvad der ligger af persondata i virksomhedens e-mail eller dokument foldere. DataMapper finder specifikke risiko ord inden for persondata som f.eks. CPR-nr., pas-nr., religiøse tilhørsforhold eller andet i processen med at skabe det komplette overblik over dokumenter med persondata.
Virksomheden kan også bruge løsningen til dataflow analyser og se, hvorvidt medarbejderne overholder de retningslinjer, der er for håndtering af persondata og nemt følge op på områder, hvor der ikke er styr på det.
Automatiser håndteringen af dataanmodninger
Op mod 95 pct. af alle virksomheder bruger deres almindelige e-mail til at styre anmodninger om indsigt efter persondataloven, og det er ikke effektivt eller sikkert for nogen parter.
”Vi ser i stigende grad sager, hvor hackere har udgivet sig for at være andre personer ved at lave mailadresser, der ligger tæt op ad den pågældende og så har brugt denne falske mail til at henvende sig til virksomheden for at få udleveret persondata. I op mod en tredjedel af sådanne tilfælde har virksomhederne ikke opdaget fejlen og er blevet snydt til at udlevere data, der indeholder alt fra informationer om helbred til bank. I sidste ende er det virksomhedens ansvar.”
Connectid Business er en løsning, der automatiserer og strømliner processen for virksomhedens håndtering af dataanmodninger fra personer, der f.eks. beder om indsigt i deres data, at blive slettet osv.
”Med Connectid Business får virksomheden udadtil en portal til f.eks. sin hjemmeside, hvor alle forespørgsler fra f.eks. kunder om indsigt i data eller ønske om sletning, struktureret og nemt kan modtages, samtidig med verificering af personen der forespørger. Indadtil får virksomheden et ”ticket system”, hvor dataanmodninger registreres, og systemet kan manuelt eller automatisk hjælpe med at fremfinde data til at besvare anmodningen,” påpeger Christian Bohn.
Ud over at hjælpe med at sikre identiteten på personen, der forespørger, kan virksomheder ved brug af Connectid Business spare mange timers manuelt arbejde ved at strukturere og automatisere processen for indsamling af data til at besvare en dataanmodning.
Det er nemt at komme i gang med gratisversionen af Connectid Business, der indeholder både portal med verificering af den, der spørger om data, og ticket system til intern håndtering. Herfra kan man alt efter behov vælge manuel indsamling af data til besvarelse af anmodninger – eller den automatiserede version, hvor der bruges kunstig intelligens til at indsamle data på tværs af systemer.
Ved du selv hvor dine persondata er?
Safe Online har også udviklet en løsning til privatbrugere. Connectid Personal er en gratis app, der hjælper med at få et overblik over hvilke virksomheder, der har dine data – og giver muligheden for at minimere din online risiko.
Connectid Personal er gratis og kan downloades fra Google Play eller App Store.
Alle tre løsninger, som Safe Online tilbyder virksomheder:
Connectid Mail
38 kr. pr. bruger pr. måned; kan prøves gratis i 14 dage
Connectid DataMapper
45 kr. pr. bruger pr måned. Derudover opstartsgebyr fra 1995, der kan variere efter virksomhedens størrelse.
Connectid Business
Gratis for de første 5 manuelle anmodninger. Kan derefter bruges manuelt for 101 kr. pr. bruger pr. måned. Den automatiserede version bliver lidt dyrere, da den afhænger af hvilke systemer der skal indhentes data fra
Læs mere på www.bysafeonline.com/da/