De fleste virksomheder ved, hvor komplekse og omfangsrige kontrakter kan være, når opgaverne lægges ud til eksterne parter. Ofte bliver kontrakterne forhandlet uden at have fokus på, at selve styringen af kontrakten er helt essentiel for, at kernen i kontrakten – business casen – sikres, og samarbejdet bliver værdiskabende for begge parter.
“Ved Contract Management kan kontrakterne bruges til at undgå konflikter og til at forhindre tab af rettigheder både i projekt- og driftsfasen. Det er dog vigtigt, at kontrakterne ikke bare lægges ned i skrivebordsskuffen og kun tages frem, hvis parterne bliver uenige,” forklarer Catrine Amalie Ekdahl, der er partner i FalckEkdahl, som har specialiseret sig i Contract Management af især IT-kontrakter.
Catrine Amalie Ekdahl uddyber: “Brug i stedet kontrakten som et proaktivt redskab til at opnå formålene, undgå konflikter og til at skabe værdi.”
Kontrakten er et aktivt redskab
Ofte bruger virksomheder tid og mange ressourcer på at forhandle og udarbejde kontrakten, men der bør også være fokus på at samtænke aktiviteter forbundet med selve business casen, udvikling af udbuds- og kontraktstrategi, kontraktimplementering, kontraktopfølgning og kontraktafslutning. Det er først her i de senere år, at flere og flere virksomheder har taget Contract Management til sig for at styrke værdiskabelsen parterne imellem.
Vi ved, at der er store gevinster ved at arbejde aktivt med kontrakter. For mange virksomheder betyder det færre udgifter, mindsket risiko samt merværdi i form af bedre udnyttelse af vilkår og en generel bedre understøttelse af forretningen
Ved aktivt at bruge kontrakten kan parterne sikre, at forpligtigelserne er tydelige, at rettighederne bliver overholdt, hvilket gør det mere gennemskueligt, at formålet med kontrakten bliver opnået, så konflikter og kontraktbrud ikke opstår undervejs.
“Vi ved, at der er store gevinster ved at arbejde aktivt med kontrakter. For mange virksomheder betyder det færre udgifter, mindsket risiko samt merværdi i form af bedre udnyttelse af vilkår og en generel bedre understøttelse af forretningen,” siger Ane Falck Glavind, der er partner i FalckEkdahl.
Kapitaliser alle dele af kontrakten
Hos FalckEkdahl understreger de vigtigheden af, at parterne tager en åben dialog og afstemmer forventningerne, inden kontrakten udarbejdes.
“Alle omkostninger skal på bordet, og det er vigtigt, at kapitalisere alle elementerne i kontrakten, så begge parter kan danne sig det fulde overblik, hvis der sker noget uforudset i forløbet,” forklarer Catrine Amalie Ekdahl.
Når virksomhederne arbejder konstruktivt med Contract Management, kan de tilmed identificere, hvilke områder i kontrakterne der typisk giver udfordringer. Det giver virksomhederne mulighed for at ændre kontrakterne fremadrettet, så kontrakterne passer til virksomheden og ikke den omvendte tilgang, hvor virksomheden skal tilpasses kontrakten.
“Det handler om at være proaktiv og ikke reaktiv i tilgang til kontrakterne, og så skal virksomhederne også sørge for at få implementeret de forhold i kontrakten, som giver værdi,” forklarer Ane Falck Glavind.
Så kom godt i gang med at høste frugterne af Contract Management. Et godt sted at begynde er at skabe et overblik ved at indsamle og systematisere alle virksomhedens kontrakter.
Contract Management er et ledelsesværktøj, der kan bruges til at strukturere, overvåge, udvikle og optimere kontrakter og forpligtelser. Ved at bruge kontrakten proaktivt, kan den styrke samarbejdet, sikre bedre performance og styre risk management parterne imellem.
Læs meget mere på FalckEkdahl.dk