Virtuelle arbejdspladser kræver, at udstyret er i orden

Pandemien og de mange hjemsendte ansatte har demonstreret fordelene ved, at vi også kan arbejde hjemmefra. Men hvis Danmark som tech-samfund ønsker at gå forrest på området ”den fleksible arbejdsplads”, bør vi ikke starte med at skyde os i foden ved at benytte tredjerangs udstyr, således som det sker lige nu, siger CEO i AVC, Niels Bull.

I følge Danmarks Statistik arbejdede 40 pct. af den danske arbejdsstyrke helt eller delvist hjemmefra under nedlukningen i 2. kvartal 2020. Indenfor brancherne ”kommunikation og information”, og ”finansiel sektor”, var den procentvise andel af ansatte der arbejder fra hjemmet, helt oppe på over 70 pct. Tallene er efter alt at dømme på de samme niveauer under den aktuelle nedlukning. 

Der er således tale om mange hundrede tusinde danskere, der hver dag logger på deres hjemmearbejdsplads og forsøger at løfte arbejdsgiverens og samfundets forventninger til et Danmark i drift. Det kan kun lade sig gøre, fordi de teknologiske værktøjer er til rådighed, bl.a. i form af videokonference.

”Vi oplever lige nu en forandring i arbejdsgange og processer. En forandring, vi er tvunget til at tage på os, hvis vi skal overleve som ansat, som virksomhed eller samfund. Og hvis vi skal være helt ærlige, så er vi muligvis nok trætte af pandemien og ønsker os tilbage til normale tilstande – men konceptet med videokonference og hjemmearbejdspladsen virker. Der er sociale berøringsflader og intern koordinering, der på ingen måde kan erstattes, men det har vist sig muligt at drive ”forretningen Danmark” videre ved hjælp af tidssvarende videokonference løsninger,” siger Niels Bull, CEO i Audio Visuelt Centrum (AVC).

Virtuelle møder er hårde for koncentration og psyke

Der har i mange år været fokus på ”skærmtid” for børn og unge. Og der har på arbejdsmarkedet været et vigtigt fokusområde, der omhandler ergonomi og fysisk belastning ved at sidde ved et skrivebord i otte timer. Skærmbrillen, hævesænkebordet og diverse ergo dynamiske stole, er resultater heraf. Det er stadig vigtigt at forholde sig til de traditionelle fokusområder på kontorarbejdspladsen, men fokusområdet bør udvides, påpeger Niels Bull. For som repræsentant for de virksomheder der leverer professionelle audiovisuelle løsninger – herunder videokonference systemer – kan han spore en ændring blandt kundernes behov og forventninger til hjemmearbejdspladsen afledt af situationen under pandemien.

”Langt hovedparten af de danske virksomheder og offentlige institutioner har valgt at følge retningslinjerne fra regering og Folketing og har sendt deres kollegaer hjem for at arbejde. Og som udgangspunkt er alle glade for at kunne bidrage, men flere og flere af vores kunder og deres kolleger klager over, at video-hverdagen er hård for koncentrationen og psyken. I den forbindelse skal man heller ikke glemme de hjemsendte skoleelever, der længe har måttet leve med fjernundervisning,” siger Niels Bull. 

Vi sidder også foran computeren på vores ”rigtige” arbejdsplads. Men her er møderne ofte fysiske og med indlagte afbrydelser. Når hjemmearbejdspladsen er taget i brug, forventes meget arbejdstid at blive eksekveret over videokonference, påpeger han. Hvad enten der er tale om ”chat video funktion” som for eksempel Whatsapp, Facetime eller Messenger eller professionelle videokonference værktøjer som Teams, Webex, Zoom og PEXIP. 

Alle, der har prøvet at have en kalender fuld af videokonferencemøder ved, at ens koncentration og velbefindende bliver voldsomt udfordret, hvis ikke der er tale om ordentligt udstyr.

Niels Bull, CEO i AVC

Køb ikke for billigt udstyr

”Jeg læste fornylig en artikel fra HK Privat, der i ”Seks gode råd” til sine medlemmer, ønsker at vejlede dem i, hvorledes de sikrer sig en god hjemmearbejdsplads. Der var mange gode råd, heriblandt et eksternt tastatur, mus, skærm og headset. I foreningen ”Branche, Fællesskab og Arbejdsmiljø” (BFA) rådgiver de også deres medlemmer om indretning og forberedelse – men fælles for både HK Privat og BFA er, at de teknologisk glemmer det vigtigste ved arbejdet med videokonference over mange timer – at der skal ordentligt billede og lydgengivelse til. Og det er ikke løst ved at sende den ansatte i Elgiganten eller Power med 700 kr.,” siger Niels Bull og fortsætter:

”Alle, der har prøvet at have en kalender fuld af videokonferencemøder ved, at ens koncentration og velbefindende bliver voldsomt udfordret, hvis ikke der er tale om ordentligt udstyr. Og det gælder ikke kun ens egen videokonference installation. Vi er som deltagende i et videomøde også afhængige af de øvrige mødedeltageres udstyr. Hvis man skal sidde og koncentrere sig om, hvad der bliver sagt, og samtidig forsøge at aflæse en mimik eller ansigtsudtryk, flyttes fokus fra indhold og konkret sparring til fortolkning. Det kan naturligvis godt lade sig gøre, men vores kunder giver udtryk for, at de er mentalt drænede efter en dag fuld af videomøde, og symptomer som hovedpine og kvalme er ikke ualmindelige.”

Men problemet kan afhjælpes, hvis virksomheder og organisationer vælger at etablere professionelle videokonferenceløsninger på deres ansattes hjemmearbejdsplads. Hvis ikke der bliver investeret i egentlige videokonference enheder (kamera, højtaler og mikrofon i ét), bør en hjemmearbejdsplan rumme et hd-kamera, en højtopløselig skærm og meget gerne et headset med god lydgengivelse samt en professionel mikrofon. 

”Hvis alle mødedeltagere er ordentligt udstyret – og det koster ikke ”spidsen af en jetjager” – så vil oplevelsen og udbyttet af mødet bliver mangedoblet, og den kollega der sidder med ansvaret og møderne, vil ikke mærke belastningen på samme måde. Og man vil kunne sikre et højt produktivitetsniveau, koncentration og engagement hos mødedeltagerne,” påpeger direktøren.

AVC’s anbefalingog råd til køb og brug af videoteknologi:

  • Kamera i min. FULL HD-opløsning og med autofokus og gerne autoframing.
  • Kamera monteres oven over/ovenpå en ekstern skærm.
  • Ekstern skærm i min FULL HD-opløsning og en størrelse på min. 24”.
  • Det vil være en stor fordel ved at vælge en 34” buet skærm i højere opløsning, så man kan have 2 vinduer åbne ved siden af hinanden.
  • Opløsningen på 3440×1440 pixels giver plads til 138% mere informationer (pixels) end en skærm i FULL HD-opløsning. Herved bliver en medarbejder langt mere effektiv, når der kan vises mere information på skærmen på én gang.
  • Sørg for, at skærmen kan justeres i højden, og at den har en mat overflade, så den ikke reflekterer lys fra vinduer og lamper.
  • Det er vigtigt at justere farve, lysstyrke og kontrast, så skærmen er behagelig at kigge på hele dagen.
  • Headset med indbygget mikrofon og enten med USB-kabel eller med trådløs funktion.
  • Det er vigtigt, at headset understøtter støjdæmpning fra omgivelserne, så uvedkommende støj ikke kommer med og distraherer.
  • Tastatur og mus – anvend eksternt tastatur og mus fremfor det indbyggede på en bærbar computer, hvis kvaliteten på den bærbare ikke er i top.
  • Det kan være vigtigt for mange brugere at have en særlig mus (eksempelvis Mousetrapper) for at minimere risiko for computerrelaterede smerter i nakke, skulder og arm.
  • Bordet, der anvendes, skal have korrekt arbejdshøjde i forhold til stol. Det optimale er et hævesænkebord, så der er mulighed for at veksle mellem at sidde og stå.
  • Sørg for, at der er plads nok på bordet til både tastatur, mus samt dokumenter, mobiltelefon, computer osv.
  • Lys/belysning: Sørg for, at der er god belysning af arbejdsområdet, dog uden at blænde brugeren. Ved videomøder er det vigtigt, at der ikke er kraftigt modlys, og at brugerens ansigt er belyst således, at man kan aflæse øjne og mimik.

Den fleksible arbejdsplads er permanent

Der er meget fokus på, hvorvidt ”vi kommer tilbage” til arbejdsrytmen og hverdagen fra før pandemien. Men det tror Niels Bull ikke, vi gør. Hjemmearbejdspladsen kommer til at fylde mere i den nye hverdag. 

”Vi vil i fremtiden arbejde mere fleksibelt, hvilket jeg mener er til glæde for både arbejdsgiver og arbejdstager. Men hvis vi skal have den fleksibilitet og mulighederne det bringer, skal vi også erkende, at kvaliteten og det endelige udbytte af videomøderne, afhænger af mødedeltagernes oplevelse. 

Så hvis vi i Danmark som tech-samfund ønsker at gå forrest på området ”den fleksible arbejdsplads”, bør vi ikke starte med at skyde os i foden ved at benytte tredjerangs udstyr, sådan som det sker lige nu. Daglig frustration over skrattende mikrofoner og dårlig videokvalitet er et stort skridt i den forkerte retning,” siger direktøren. 

Videokonferencen er ikke en midlertidig løsning. Det bliver et af flere værktøjer, som det professionelle Danmarks tager i brug, for i fremtiden at kunne differentiere sig positivt på alle områder i en globaliseret verden, hvor selv de fjerneste egne af verden bliver morgendagens nabo, understreger Niels Bull.

Audio Visuelt Centrum (AVC)

AVC blev stiftet i 1967 og er dermed en af Danmarks ældste installationsforretninger indenfor AV. Virksomheden har tre afdelinger placeret i hhv. Brøndby, Odense og Horsens og har omkring 60 ansatte, der alle er højt kvalificerede inden for AV-rådgivning, design og implementering. 

Udover at være CEO i AVC er Niels Bull også initiativtager til AV Brancheforeningen samt ophavsmand til AV Tekniker uddannelsen og medlem af det Faglige Udvalg under Industrien Uddannelse. 

Læs mere på www.avc.dk