Virksomheder er uforberedte på videomøder

Succes med visuel kommunikation kræver professionelt samarbejde med AV-eksperter og en klar strategi, der tager højde for alle mødesituationer, mener AV Fusion A/S.

Hvis ikke virksomhederne tager det seriøst, kan de heller ikke forvente, at medarbejderne gør det

Fra den ene dag til den anden har coronakrisen afsløret, hvor få danske virksomheder der har en strategi for brug af videokonferencer og anden visuel kommunikation, når afstande eller omstændigheder gør det umuligt at mødes fysisk.

”Alle kan se fordelene i det, men har ikke lige fået gjort nok ved det, og er blevet ramt nu af praktisk besvær, fordi visuel kommunikation er eneste mulighed for at mødes. Men det er ikke sidste gang, vi bliver forstyrret i arbejdet af en askesky eller en pandemi,” siger Tommy Norlav, stiftende direktør i AV Fusion A/S, der leverer løsninger til videokonferencer, lydsystemer og videoskærme i virksomheder.

AV Fusion blev stiftet i 2007, men Tommy Norlav har arbejdet med visuel kommunikation til virksomheder siden begyndelsen af 1990’erne. Videomøder må efter hans mening ikke ses som rigide tiltag, der trækkes ned over hovedet på medarbejderne, men som en løsning, der gør arbejdslivet lettere.

”Hvis du har barn syg, kan du blive hjemme og alligevel være med i mødet. Og du kan både spille golf og nå et videomøde samme dag i stedet for at bruge hele dagen på at køre til møde i Malmø. Videomøder vil ikke afløse alle fysiske møder, men giver os større fleksibilitet og effektivitet.”

Kræver indsigt
Tommy Norlav ser ofte, at de virtuelle kommunikationsløsninger, en virksomhed har implementeret i mødelokaler, kantine, auditorie og på hjemmearbejdspladser, ikke passer til virksomhedens reelle forretningsgange.

”Mange virksomheder med sådanne løsninger er tit helt fokuseret på deres interne kommunikation. Eksterne mødedeltagere som kunder og leverandører er ikke tænkt ind i planen. Mange tror fejlagtigt, at man bare skal købe et par webcams på internettet, og så virker det perfekt alle steder, men sådan er realiteterne ikke alle steder. Virtuel kommunikation kræver indsigt og kompetence indenfor området, hvis løsningen skal virke godt. Især er lydkvalitet et overset område. I AV Fusion hører vi ofte kunder sige, at de kan høre fjernlokationen tydeligt. Men fjernlokationen hører ikke nødvendigvis hovedkontoret lige så godt, hvis der ikke er styr på mikrofonerne på de enkelte lokationer,” siger Tommy Norlav.

En effektiv strategi
Han anbefaler virksomheder at gennemtænke de forskellige scenarier, medarbejderne kommer ud i, når de kommunikerer internt og ikke mindst eksternt.

”Det er ikke en strategi at benytte bestemte platforme og løsninger fra en techgigant, fordi de følger gratis med. Det kan være perfekt i mange situationer, men bliver også en sovepude den dag, der pludselig opstår et helt andet behov. Mange store virksomheder har en standard for visuel kommunikation. Når alle bruger samme platform, computer og operativsystem, er det fint nok, men i mange møder kommer mødedeltagere med forskellige computere, programmer og løsninger under armen, og så fungerer det ikke.”

”En effektiv strategi på det her område er at sikre, at alle har det udstyr, der kan snakke sammen, i alle situationer – også når der skal præsenteres Excel eller PowerPoint. Den største kunst er ikke at få flest mulige funktioner, men at begrænse sig mest muligt og være helt klar over, hvem der gør hvad hvornår, så vi kan kommunikere visuelt uden problemer.”

”Derfor giver det i større virksomheder god mening, at det er en HR-ansvarlig, der styrer den visuelle kommunikation og kan introducere hver ny medarbejder til, hvordan visuel kommunikation foregår internt og eksternt,” siger Tommy Norlav.

Hvem ringer du til?
Ofte har virksomheder fået lavet unødigt komplicerede løsninger. De er måske udført af personer uden indgående kendskab til videokommunikation, og når virksomhederne pludselig har udfordringer, er gode råd dyre, for hvem skal de nu ringe til?

”Mange af dem, der fravælger professionel hjælp, køber blot den billigste løsning og tror, de har gjort en god handel, hvor alle fordelene kommer af sig selv. Hos AV Fusion A/S har vi kunder, der har købt professionelle løsninger for over 10 år siden, som de stadig bruger og er glade for. For mange kan det blive et dyrt sted at spare, da det blot bliver dyrere på den lange bane med ubrugelige løsninger, som spilder medarbejdernes tid og virksomhedens penge.
AV Fusion advokerer for princippet ”do it, do it right”. Ellers bør virksomhederne overveje, om de overhovedet bør implementere videokonference.

”Hvis ikke virksomhederne tager det seriøst, kan de heller ikke forvente, at medarbejderne gør det.”

AV Fusion er eksperter i mødeløsninger og leverer færdige løsninger, drift og support inden for videokonferencer, lydsystemer, skærme, live- og optagelse og infosystemer.

Se mere på

www.avfusion.dk