Skab mere værdi i digitaliseringen af det offentlige

Det offentlige kan få endnu mere ud af digitaliseringen, hvis de sikrer, at politiske beslutninger ikke uhensigtsmæssigt spænder ben for forankring af digitale strategier; at flere it-arkitekter varetager løsninger på tværs af systemlandskaber. Og endelig bør det offentlige have mere fokus på den indledende købsfase.

Der er ingen tvivl om, at det offentlige Danmark er langt fremme, når det kommer til digitalisering. Men vi kan se, at der stadig er plads til at skabe endnu mere værdi for borgerne og skattekronerne.

Amir Mirzay Chirazi, Chief Commercial Officer hos Knowledge Cube A/S

Amir Mirzay Chirazi, Chief Commercial Officer hos Knowledge Cube A/S

Digitaliseringen i det offentlige buldrer derudaf. I oktober 2020 annoncerede ECD et nyt Digital Government Index (DGI), hvor Danmark ligger på en fjerdeplads globalt, når det kommer til at digitalisere den offentlige sektor. På FN’s E-Government Survey fra juli 2020 indtager Danmark for anden gang i træk førstepladsen.

”Der er ingen tvivl om, at det offentlige Danmark er langt fremme, når det kommer til digitalisering. Men vi kan se, at der stadig er plads til at skabe endnu mere værdi for borgerne og skattekronerne,” siger Amir Mirzay Chirazi, Chief Commercial Officer hos Knowledge Cube A/S, der især peger på de tre hovedudfordringer.

Den første er, at politiske beslutninger får større konsekvenser, end hvad der er med i overvejelserne. Den anden er manglen på it-arkitekter med tværgående fokus og ansvar for det enkelte ministerium, region eller kommune. Og endelig den tredje udfordring; som knytter sig til, at det offentlige bør have større fokus og bruge mere tid på den indledende købsfase. 

Politiske beslutninger spænder ben for strategien

Hos Knowledge Cube sætter de fokus på den første udfordring, hvor politiske beslutninger uhensigtsmæssigt får store konsekvenser for digitaliseringen: 

”Når vi ser en ministerrokade eller et regeringsskifte, får det konsekvenser for digitaliseringsstrategien i de berørte ministerier, de underliggende departementer og styrelser. En ministerrokade, som vi fx så her sidst i januar, hvor flere ressortområder flytter sammen med  ministre, forstyrrer det digitale roadmap og strategien i det enkelte ministerium. Det gælder på alle niveauer – lige fra de mindre systemtilpasninger til ret store og omfattende tilpasninger.

Det betyder i flere tilfælde også et konkret stop i udviklingsprojekterne, der skal understøtte digitaliseringsstrategierne,” siger Amir Mirzay Chirazi.

Lad arkitekterne definere landskaberne 

Udfordringerne kunne ifølge Amir Mirzay Chirazi undgås, hvis det offentlige udarbejdede 3-4 års planer på tværs af ministerier. Løsningen ville forankre digitaliseringsstrategierne markant dybere på tværs af partiskel og rokader. Hvilket leder frem til den anden hovedudfordring i det offentlige Danmark: Manglen på it-arkitekter med tværgående fokus og ansvar.

”I det offentlige Danmark ser vi desværre en mangel på bredtfavnende it-arkitekter, som både kan koordinere løsninger på tværs af systemlandskaber og bevare det tværgående fokus og samtidig have ansvaret for det enkelte ministerium, departement, styrelse, kommune eller region,” forklarer Amir Mirzay Chirazi.

Ministeren eller departementschefen har sjældent selv overblikket, når det kommer til digitaliseringsstrategien, så Amir Mirzay Chirazi understreger, at det netop er helt centralt at placere et ansvar for den bagvedliggende arkitektur, der skal forankre og understøtte den respektive digitaliseringsproces. Uanset om det drejer sig om beslutninger om strategi til cloud, open source, køb af standard software eller skræddersyede løsninger. 

Det tværgående fokus vil kræve en nytænkning hos mange offentlige instanser. Danmarks Miljø Portal, hvor op mod 150 organisationer giver input, er et lysende eksempel på, hvordan en digitaliseringsstrategi på tværs af systemlandskaber lykkes.

Brug mere tid i den indledende købsfase

Knowledge Cube opfordrer det offentlige Danmark til at bruge mere tid på den indledende købsfase. 

”Det er min opfattelse, at kunderne bruger meget tid på at forberede et udbud, hvor leverandørerne kun inddrages i mindre omfang, hvilket ofte giver bedre vilkår for de store spillere og i få tilfælde de nuværende leverandører. Jeg tror, man med fordel kunne åbne for en bredere indledende dialog, hvor langt flere leverandører involveres. Både for at blive klogere på, hvad markedet reelt kan tilbyde, men også sikre sig, at man som kunde får de mest relevante tilbud,” forklarer Amir Mirzay Chirazi og understreger, at han er opmærksom på, at Udbudsloven selvfølgelig skal overholdes. Men der er behov for at øge konkurrencen og åbenheden, så de bedste digitale løsninger, der skaber sammenhængskraften, kommer i spil. 

Mindre løsninger tegner fremtiden

Kongstanken om digital sammenhængskraft driver Knowledge Cubes egne arbejdsmetoder i udviklingen af løsningerne til borgere, kunder, virksomheder og offentlige institutioner.

”Kunderne kan ofte ikke forudse alle deres forretningsmæssige behov mange år frem. Derfor er vi fortalere for små agile løsninger, som er lette at integrere i stedet for én stor kompleks løsning, der skal rumme en masse forskelligrettet behov,” siger Danny Dyrman Christensen, der er adm. direktør i Knowledge Cube, og han uddyber: 

”I stedet for at kravsspecificere alt i detaljer bør kunderne hellere italesætte deres aktuelle behov. På den måde arbejder kunderne og leverandørerne efter samme mindset og får skabt en afgrænset løsning, der både løser et forretningsmæssigt behov og efterfølgende kan udbygges. Det giver kortere time to market og reducerer kundens omkostninger. Når vi arbejder agilt og udvikler afgrænsede løsninger, er det også lettere for kunderne at afprøve muligheder undervejs og skifte kurs uden de store omkostninger.

Fornyelse af legacy systemerne

Danny Dyrman Christensen, adm. direktør i Knowledge Cube

En udfordring i markedet, som rammer både kunder og leverandører, er legacy it-systemer. De er overhalet af den teknologiske udvikling, hvor nye forretningsmæssige behov stadig bygges ind i løsningen og skaber knopskydninger. Det tilføjer ekstra kompleksitet i løsningen, og hvor omkostning ifm. løsningen stiger og stiger. Hertil kommer, at legacy systemer sjældent opfylder det sunde princip om at være overdragelige. Så kunden risikerer reelt at blive fastlåst på systemer og leverandører.

”Vi har selv erfaring med, at nogle systemer sagtens kan få en række ekstra gode leveår gennem en veltilrettelagt modernisering, mens andre systemer bedst lader sig erstatte af helt nye systemer. Her har kunder og leverandører mulighed for at gentænke løsning, så det ikke blot bliver en 1:1 version af den gamle løsning,” forklarer Danny Dyrman Christensen.

Større dynamik og fornyelse i markedet

Mindre løsninger er også med til at skabe også en større dynamik i markedet, fordi det typisk er dyrt for kunderne at flytte et stort system fra en leverandør til en anden.

Det fremmer samarbejder på tværs af leverandør, og at flere leverandører kender det omfattende systemlandskab i det offentlige.

”Når flere leverandører kender løsningerne, bliver det automatisk lettere og billigere for kunderne at orientere sig mod et bredere felt af udbydere og dermed sikre de mest effektive løsninger,” fortæller Danny Dyrman Christensen, og han uddyber: 

”Det kræver selvfølgelig, at leverandørerne forstår de offentlige landskaber, men her man rigtig godt hjulpet på vej med fællesoffentlige standarder, fokus på infrastrukturer der forbinder systemer og understøtter genbrug af data.” 

Flere leverandører skaber fornyelse og er desuden med til at løfte den offentlige digitalisering yderligere.

Knowledge Cube A/S, der tæller omkring 50 medarbejdere, er et konsulent-og it-udviklingshus, som siden 2005 har skabt digital sammenhængskraft for borgere, kunder, virksomheder og offentlige institutioner, primært i Danmark. Vi arbejder ud fra et agilt mind-set og er en ansvarlig samarbejdspartner for kunderne. 

Læs mere på www.knowledgecube.net