Procesoptimering med et menneskeligt ansigt

Knowledge Partner slipper ikke kunden, før det kører, og kunden nyder alle de fordele, som det nye ERP-system giver.

Et nyt ERP-system og de fordele, det kan give for hele virksomheden, skal ikke bare italesættes, men også forankres gennem undervisning og rådgivning, så længe det er nødvendigt, mener NAV-eksperten Knowledge Partner.

Vi sikrer, at tingene bliver forankrede i virksomheden, så den nye løsning ikke bare er italesat, men også iværksat og implementeret

IT-konsulenterne og underviserne i Knowledge Partner har selv erfaring fra regnskabs- og økonomifunktioner i virksomheder og har prøvet de daglige udfordringer, som kundernes medarbejdere har.

”Vi forstår, hvad folk sidder med af tidskrævende og besværlige processer, som på en eller anden måde påvirker deres hverdag, og det gør, at vi har en anden vinkel på procesoptimering end mange andre konsulenthuse,” siger stifter og direktør Jeanette Heckscher Sjølin.

Konsulenterne har en dyb forståelse af både det regnskabsmæssige og det systemtekniske.

”Det gør en kæmpe forskel, at vi kan tale samme sprog som kunderne. Vi oversætter deres hverdagssprog til IT-sprog og omvendt og får bundet enderne sammen, så tingene pludselig giver mening for dem.”

Tager kunden i hånden
Knowledge Partner er specialiseret i undervisning, procesoptimering og rådgivning indenfor Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidligere kaldet Microsoft Dynamics NAV), men rådgiver også kunder, der benytter løsninger som e-conomic og Dinero.

”Uanset løsningen holder vi kunderne i hånden og hjælper dem gennem den forandringsproces, som et nyt ERP-system udgør. Vi sikrer, at tingene bliver forankrede i virksomheden, så den nye løsning ikke bare er italesat, men også iværksat og implementeret. Vi slipper ikke kunden, før vi ved, at det kører, og de nyder alle fordelene, som det nye ERP-system giver. Gammeldags virksomheder, der kun forholder sig til de tal, revisoren kommer med en gang om året, kigger i bakspejlet. Virksomheder, der løbende justerer kursen ved at bruge sine helt aktuelle data, ser ud af forruden,” som Jeanette Heckscher Sjølin formulerer det. I branchen går hun under øgenavnene ’Continia-pigen’ og ’Genvejs-dronningen’.

’Continia-pigen’, fordi hun som ingen anden mestrer og i stor stil benytter de produkter, som danske Continia gennem over 20 år har udviklet til at effektivisere og accelerere Dynamics med. Og ’Genvejs-dronningen’, fordi hun mener, at man arbejder hurtigere uden sin mus ved at kunne genvejene.

”Det gør jeg meget ud af at lære folk. Ikke fordi jeg for alt i verden vil presse folk til at arbejde hurtigere, men jeg skåner dem for en tennisalbue på sigt, og lur mig om ikke de også ender med at arbejde hurtigere!”

Jeanette Heckscher Sjølin

Continia-programmer
”Som udgangspunkt anbefaler vi at anvende standardfunktionerne i programmet, men i mange tilfælde giver det mening at implementere Continia-produkterne, fordi de er så meget ”lækrere”, end hvad programmet tilbyder helt standard. En af de store fordele ved Continia-produkterne er, at de er integreret i ERP-systemet, så brugerne kun skal arbejde på én platform. Rigtig mange af kunderne tror faktisk, det er en del af standardprogrammet!”

”Vi arbejder meget med procesoptimering, og en stor del af vores værktøjskasse indeholder Continia-programmerne. Payment Management og Statement Intelligence til betalinger, daglig bogføring og afstemning af bankkontoen. Document Capture til elektronisk bilagshåndtering og godkendelsesproces, Document Output til afsendelse og log af dokumenter. Expense Management til håndtering af rejseafregning, kreditkorttransaktioner og udlæg. Der findes en vifte af fantastiske produkter på markedet, men vores erfaring er, at de fleste ønsker løsningerne integreret i deres ERP-system, og det lever Continias løsninger 100 procent op til.”

Klædt på gennem uddannelse
Virksomheder, der ikke følger implementering af et nyt økonomisystem op med undervisning af medarbejderne, gør sig selv en bjørnetjeneste, mener Jeanette Heckscher Sjølin.

”Mange virksomheder, der investerer i et økonomisystem, sparer uddannelse væk. Det kan brugerne nok godt selv finde ud af, tænker de. Men er man smart, så uddanner man sine medarbejdere, så de er godt klædt på.”

Overgangen fra det ene økonomisystem til det andet trækker nemlig store veksler på medarbejderne og tager ofte længere tid, end virksomhederne regner med.

”Processen efter implementering kan være langvarig. Fra man tager det nye system i brug, går der typisk ni måneder, før man arbejder lige så effektivt som med det gamle system. Det er en hård periode, hvor man får overarbejde eller lige frem går ned med stress.”

Derfor skræddersyr Knowledge Partner undervisningen til den enkelte virksomhed og de enkelte medarbejdergrupper.

”Vi underviser på kundens platform med kundens egne data, så deltagerne træner med data og skærmbilleder, de kan relatere til.”

Alle spørgsmål er gode
Knowledge Partner tager altid højde for, at kursisterne typisk har deres force indenfor regnskab og ikke nødvendigvis er IT-eksperter.

”I det her rum er der ingen dumme spørgsmål, plejer jeg at sige. Men det er virkelig dumt ikke at stille dem! Der er en årsag til, at deltagerne sidder og får undervisning. Der er noget, de skal lære.”

Jo bedre Jeanette Heckscher Sjølin kender sine kursister som mennesker, jo bedre kan hun undervise dem.

”Selv om vi arbejder med et system, mener jeg, at vi arbejder lige så meget med mennesket bag. Hvis ikke vi kan nå ind til mennesket og favne mennesket, bliver det en dårlig oplevelse. Derfor gør vi meget ud af at finde ud af, hvem vi har i rummet. For at få alle med på holdet, er man nødt til at gøre tingene forskelligt.”

Det er ikke unormalt at møde en vis modstand fra virksomhedens medarbejdere i begyndelsen af en forandringsproces.

”Nogle frygter at blive gjort overflødige og er bange for at blive fyret, fordi der nu skal procesoptimeres. I den situation spørger jeg kursisterne, om de har en liste over vigtige ting, de gerne vil lave en dag, de får tid til det? Alle uden undtagelse svarer ja. Så spørger jeg dem, om ikke det vil være dejligt, hvis vi får optimeret deres arbejdsgange så meget, at de får tid til at skabe endnu større værdi for virksomheden end blot at kæmpe for at nå det helt nødvendige hver dag? I det øjeblik indser de, at jeg ikke er en fjende, men er kommet for at hjælpe dem.”

Knowledge Partner er et konsulenthus specialiseret i undervisning, procesoptimering og rådgivning indenfor Microsoft Dynamics 365 Business Central (tidligere kaldet Microsoft Dynamics NAV).

Knowledge Partner er uafhængige NAV-konsulenter og -rådgivere. Det betyder, at Knowledge Partner ikke sælger licenser, men rådgiver sine kunder til at vælge den bedste løsning i forhold til deres behov.

Fordelen ved at vælge uafhængige NAV-konsulenter er, at du som kunde ikke er tvunget til at flytte din licens fra din nuværende NAV-leverandør.

Se mere på 

www.knowledgepartner.dk