På digitaliseringsrejse med de danske kommuner

RPA og automatiseringsbølgen har ramt de fleste danske kommuner. Her digitaliseres tunge arbejdsgange, og robotter benyttes til at trække data ud samt til at sammenstille data og lægge oven på mange forskellige fagsystemer og datakilder. Digitale værktøjer bruges dermed til at understøtte den offentlige administration og sikre gennemsigtighed samtidig med, at de skaber effektivitet og tryghed både for borgere og kommunens medarbejdere.

Noget af det MARS særligt bidrager til, er at effektivisere den digitale administration og skabe sammenhæng på tværs

Kjartan Jensen, adm. direktør hos Dataproces

Som medarbejder i kommunen ligger der et stort arbejde i at servicere borgerne. Dette gør sig ikke kun gældende for de medarbejdere, der er i direkte kontakt med borgerne, men er et vilkår hele vejen rundt – også når det gælder anmodninger om sags- og aktindsigt eller kommunaløkonomiske betalinger og refusioner på tværs af forvaltninger. 

Disse opgaver kan være tunge og tidskrævende for kommunens medarbejdere og er præget af mange manuelle processer. Når det gælder kommunaløkonomiske betalinger og refusioner på tværs af forvaltninger, kan det være uoverskueligt for sagsbehandleren at danne sig et fuldstændigt overblik og dermed sikre en korrekt afregning kommunerne imellem. 

Kjartan Jensen, adm. direktør hos Dataproces

Dette eksempelvis hvis en borger flytter kommune. Borgeren får måske et handicaptilskud fra en forvaltning og en førtidspension fra en anden forvaltning. 

”Den enkelte medarbejder i kommunen skal typisk indsamle data på tværs af forvaltninger og bruge kostbar tid på at gennemgå og sammenligne informationerne. Tid som i stedet kunne være brugt på kerneopgaverne i kommunen – og netop derfor kan det give stor værdi for kommunerne at digitalisere og automatisere opgaven, da det vil lette arbejdsopgaven betydeligt,” fortæller Kjartan Jensen, adm. direktør hos Dataproces, der er et IT- og konsulenthus med speciale i løsninger målrettet landets kommuner og deres digitale administration.

MARS skaber overblikket 

Hos Dataproces har de udviklet platformen MARS, der skaber overblik over alle kommunaløkonomiske betalinger og refusioner. MARS giver blandt andet kommunens medarbejdere overblik over borger- og kommunale data, kommunens økonomidata samt data fra kommunens pensions- og ydelsessystemer. 

Herudover fungerer MARS som et unikt hjælpeværktøj ift. lovgivningen på det mellemkommunale område.

”Noget af det MARS særligt bidrager til, er at effektivisere den digitale administration og skabe sammenhæng på tværs. Her skaber MARS retfærdighed for borgeren, tryghed for medarbejderen – uanset anciennitet, og sikrer også en ensrettet praksis i kommunens behandling af sager og beskyttelse af personfølsomme data,” siger Kjartan Jensen og uddyber:

”MARS opgraderer kommunernes teknologi og muliggør, at kommunen spejler, hvad konsulenter i årevis har løst af opgaver for kommunerne.” 

MARS indeholder nyeste lovgivning

Væsentligt er det også at bemærke, at MARS altid er opdateret efter nyeste lovgivning og afgørelser fra Ankestyrelsen. Derudover sikrer platformen både kvaliteten i sagsbehandlingen og giver desuden indblik i, hvor der opstår fejl i data. 

Den digitale platform er bygget op i moduler og underliggende områder, så den enkelte kommune kan skræddersy den løsning, der passer til dem og skalere op eller ned efter behov. Yderligere er MARS bygget op imod og understøtter rammestrukturen i kommunernes fælles digitaliseringsstrategi, og understøtter med al selvfølgelighed GDPR. 

MARS – Fordele og udbytte 

 

  • Korrekte økonomiske transaktioner og refusioner via unikke sagsbehandlerlister
  • Økonomisk overblik over den enkelte borger og dennes familiehistorik
  • Institutions- og adressehistorik
  • Understøttelse af lovgivning og jura
  • Fremtidig kvalitetssikring
  • Minimering af behovet for fremtidig ekstern konsulentbistand.

Læs mere på www.dataproces.dk

Min Sag – en platform for gennemsigtighed

I kommunerne bruges der også mange ressourcer på at ekspedere anmodninger om sags- eller aktindsigt fra borgere. Hos Dataproces har de i samarbejde med Silkeborg Kommune udviklet selvbetjeningsværktøjet Min Sag, der imødekommer borgerens adgang til egne data. Platformen øger gennemsigtigheden og understøtter GDPRs krav om adgang til egne data.

”Værktøjet tilgodeser også den kommunale medarbejder, som normalt skal bruge meget tid på at finde de ønskede dokumenter frem, når borgeren beder om aktindsigt. Medarbejderen skal indhente viden på tværs af forvaltninger og gennemlæse bunker af dokumenter for at sikre, at andre borgeres personfølsomme oplysninger censureres. Hele den proces, kan vi understøtte og lette med Min Sag,” forklarer Kjartan Jensen.

Overskuelig præsentation til borgeren

Platformen Min Sag gør brug af robotter og kunstig intelligens (AI) til at indsamle og behandle informationerne. De relevante data samles i et enkelt overskueligt dokument med indholdsfortegnelse. Sagsbehandleren skimmer herefter dokumentet, som nu er klar til at blive sendt til borgeren i e-Boks.

Borgerne, der ønsker sagsindsigt f.eks. gennem borger.dk, kan med Min Sag også afgrænse søgefeltet og eksempelvis fremsøge informationer afgrænset på forskellige parametre. Min Sag er som MARS opbygget i moduler, så kommunen kan skalere op eller ned.

3. part kan søge indsigt

Mange kommuner oplever også, at 3. parter søger aktindsigt. Her kan et tillægsmodul til Min Sag håndtere anmodninger fra 3. parter, bisiddere, advokater, forsikringsselskaber, værger eller borgerens nye bopælskommune. 

”Vi arbejder også på at udvide modulerne, så f.eks. journalister, regioner og styrelser også sikkert kan bruge værktøjet,” forklarer Kjartan Jensen, der fortæller, at Dataproces også har udviklet et budgetteringsværktøj til kommunerne. 

Budgetteringsværktøjets muligheder

Budgetteringsløsningen er et digitalt værktøj, der gør det nemmere for kommunerne at analysere deres budgetter. 

Budgetteringsværktøjet anvender ikke kun sidste års regnskaber til at skabe et forecast hos kommunerne, men bruger også mange forskellige typer data f.eks. fra Christiansborg, Nationalbanken og de økonomiske vismænd. Kombinationen og bredden i data sikrer et mere realistisk billede af kommunernes fremtidige budget. 

”Værktøjet sikrer, at kommunerne får alle nuancerne med i budgettet. Vokser befolkningen, fremskriver værktøjet ikke blot med antal borgere, men giver et mere nuanceret budget basereret på, hvilken type borgere der flytter til kommunen som f.eks. pensionister, børnefamilier eller borgere med særlige behov,” fortæller Kjartan Jensen. 

Oplev hvordan hverdagen bliver nemmere

Hos Dataproces er fokus på at understøtte kommunernes arbejde gennem digitale løsninger og værktøjer. Desuden uddanner Dataproces kommunens medarbejdere i brugen af værktøjerne samt varetager alle opdateringer og service på løsningerne. 

På den måde kan kommunens medarbejdere koncentrere sig om kerneopgaverne samtidig med, at kommunen sparer både tid og konsulenttimer. Derudover står Dataproces altid til rådighed og kommer gerne ud og præsenterer de forskellige løsninger og værktøjer.

Min Sag – Fordele og udbytte

 

  • Forkortet sagsbehandlingstid
  • Øget digital selvbetjening
  • Kommunen skal ikke bruge tid på at udsøge akter på borgeren
  • Understøtter kontrolarbejde ved automatisk identifikation og markering af uvedkommende, personhenførbare oplysninger og udvalgte søgeord
  • Alle handlinger og sager logges i løsningen
  • Anvendes og indstilles af kommunen via online brugerinterface
  • Anvendes af borgere via kommunens hjemmeside, borger.dk og e-Boks
  • Er i tråd med visionerne i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi samt den nye persondataforordnings skærpede krav i forhold til borgernes adgang til egne sager

Læs mere på www.dataproces.dk