Introduktion: Vejen til en succesfuld konference

Af Steffen Hou, ejer af Konferencebureauet.dk

Konferencer er for mange virksomheder og organisationer blevet en bevidst del af deres interessevaretagelse og markedsføring, mens den for andre er blevet en decideret indtægtskilde.

Derfor er konkurrencen om deltagerne også stor, og skal du tiltrække publikummer, kræver det grundlæggende en god idé, velovervejet casting af talere, en stram drejebog for indholdet til en fejlfri afvikling, der understøttes af de rette kommunikationsydelser som eksempelvis TV- og videoproduktioner.

Der er derfor en række essentielle skridt, man som arrangør altid bør træde på vejen mod en succesfuld konference, der skaber opmærksomhed før arrangementet, engagement under og genlyd efter.

Du får her inspiration til nogle af de punkter, du bør være særligt opmærksom på.

1: Planlægning, opbygning og design af konferencen
I den indledende fase fastlægges eksempelvis konferences indhold helt overordnet. Hvem kunne være talere og paneldeltagere, hvilken moderator passer ind i programmet – og ikke mindst, hvordan sikrer vi, at indhold og fysiske rammer komplimenterer hinanden.

2: Udvikling af konferencens elementer og genrer
Paneldebat eller interview? Skal vi høre en case-historie? Hvad med at få en part i sagen til at moderere debatten? Inddrage publikum i et dilemma-spil? Det er de rette greb og fokus på hvert enkelt element, der skaber den levende, mindeværdige konference, som flytter noget hos tilhørerne – og som sikrer, at konferences konklusioner lever videre, efter salens lys er slukket.

3: Casting af deltagere
Hvem skal tale, hvem skal debattere, skal en særlig moderator kaldes ind for at stille de rigtige spørgsmål til en central aktør eller en hovedperson? Personcasting skal ramme balancen mellem de mest veltalende, de mest beslutningsdygtige og de bedst sælgende navne.

4: Sammensætning af event
Hvem taler først – ministeren eller værten? Hvordan får man folk med efter frokost? Og skal vi slutte med hovedtaleren eller lægge hende ind som det første? Skab en detaljeret drejebog for forløb og afvikling.

5: Kommunikationskanaler – (digitale og analoge)
Hvordan skaber du maksimal opmærksomhed omkring konferencen gennem produktion og deling af indhold før, under og efter konferencen. Hvordan kan du eksempelvis benytte sociale medier til at skabe opmærksomhed og interaktion gennem livetweets, produktion af videoer, der både kan være med til at sælge billetter optil eventen og skabe opmærksomhed i medier før og under konferencen.

Det er meget vigtigt at tage stilling til, hvordan man kan brande konferencens indhold, mens konferencen finder sted eller umiddelbart efter, så man dermed også undgår at skulle kickstarte sin konference hvert år.

Gennem en indholdsplan kan man fastholde interessen for konferencen, så man ikke skal bruge ressourcer på at vække opmærksomhed, men på at fastholde den, så den lettere konverteres til et “køb af billet” år efter år. Der skal samtidig træffes beslutninger om, hvorvidt konferencen skal være digitalt tilgængelig for publikummer, der ikke kan deltage fysisk.

6: Teknisk afvikling
Kort sagt – der er ikke noget ved at have verdens bedste indhold, hvis lyd, billede eller bagtæppet ryger. Underkend ALDRIG vigtigheden af den tekniske afvikling, da den i sidste ende bestemmer, om budskabet kommer ud over scenekanten, og om konferencens formål indfries.

Medarrangør:
Overvej om din organisation har kompetencerne til at arrangere en konference og at dække alle facetter. Ofte er det en god investering at samarbejde med en erfaren medarrangør, der kan rådgive om alle af ovenstående skridt på vejen til en succesfuld konference. For det er med konferencer som alle andre produkter. Skaber den værdi for deltagerne, kommer de igen, og de anbefaler gerne produktet til andre.

Til gengæld risikerer alle produkter og konferencer også at skræmme “køberen” væk, hvis kvaliteten halter, for så sender det signalet, at kvaliteten nok også er kritisabel i forhold til alt andet, som arrangøren beskæftiger sig med. Konferencen kan i mange tilfælde blive dit visitkort på godt og ondt.

Læs hele udgivelsen i sin helhed elektronisk:

Møder & Konferencer