Hjemmearbejdspladsen: De tekniske løsninger er på plads – nu mangler bare kulturen

It-løsninger, der gør det muligt at arbejde effektivt hjemmefra, er lynhurtige at etablere. Men tilliden og en hensigtsmæssig online-adfærd er noget, både ledere og medarbejdere skal øve sig på, lyder det fra specialist i virtuelle arbejdspladser.

Eigil Mølgaard

Hvis man kan tillade sig at tale om, at nogen står godt rustet til at håndtere den aktuelle corona-krise med etablering af massevis af hjemmearbejdspladser, er det de videnstunge virksomheder.

De har nemlig for længst etableret de online samarbejdsplatforme, der gør projektsamarbejder og lignende meget lettere at håndtere hjemmefra. Dertil kommer, at man har rutinen og mange steder også har udviklet deciderede adfærdskodekser for online-adfærd.

Ikke mindst det sidste er vigtigt, lyder det fra virksomheden Precio Fishbone, der gennem en årrække har udviklet it-løsninger baseret på bl.a. Office 365 og SharePoint, til offentlige og private virksomheder i ind- og udland.

Løsningerne retter sig netop mod hjemmearbejdspladsen – eller den virtuelle arbejdsplads, om man vil – og i virksomheden har man i årenes løb gjort sig mange erfaringer, siger CEO Eigil Mølgaard:

– Det er klart, at de virksomheder, der slet ikke har arbejdet med digitale arbejdspladser før, er særligt udfordret. De har jo ikke mulighed for at være online i det samme projektrum og dermed arbejde simultant og chatte om et fælles projekt. De er derimod tvunget til at arbejde på hver deres version af f.eks. et word- eller PowerPoint-doument, og efterfølgende maile dem til hinanden. Det indebærer som bekendt en stor risiko for, at noget går galt undervejs.

Som it-virksomhed kan vi levere et quickfix med hensyn til software og anden teknik, der letter arbejdet markant

Kalder på kodeks
Den risiko og ineffektivitet er der mange virksomheder over hele Europa, der ikke er villige til at acceptere.

Den gode nyhed er så, at selve teknikken, der muliggør smidig intern kommunikation, samarbejde og videndeling, er lynhurtigt at etablere og let at betjene. Men, der er alligevel en række forhold, som man med fordel kan gøre sig klart fra starten, siger Eigil Mølgaard:

– Det handler om den adfærd, man har online, og om at etablere en egentlig digital kultur i virksomheden. Den kan man med fordel lave et kodeks for, så alle kommer bedst fra start. Et kodeks kan f.eks. handle om, om det er acceptabelt at pinge en kollega, der er online, i stedt for at sende en mail først. Eller det kan dreje sig om onlinemøder, hvor det nogle gange kan være svært at følge med i, hvem der taler. Af samme grund har man mange steder en aftale om, at man siger sit navn før, man begynder at snakke.

– Endelig er rigtig mange glade for en mødeindkaldelse, hvoraf det fremgår, om der er tale om et videomøde, eller om man kan tillade sig at sidde i sin pyjamas med uglet hår, smiler Eigil Mølgaard og peger på det, han kalder for ”kanalstrategi”.

Det betyder grundlæggende, at der skal være retningslinjer for hvilken type kommunikation, der kommunikeres hvor. Eksempelvis skal sommerhuse selvfølgelig ikke udlejes på den samme kanal, hvor virksomhedens CEO kort forinden har informeret om corona-krisens konsekvenser for virksomheden.

– Der skal naturligvis være en strategi. Men virksomheder er meget forskellige, så det er i sagens natur svært at sige, præcis hvordan, den skal udformes.

Kræver forandringsledelse
Som en sidste pointe nævner Eigil Mølgaard, at omstillingen til hjemmearbejde i høj grad er et ansvar, der påhviler ledelsen:

– Som it-virksomhed kan vi levere et quickfix med hensyn til software og anden teknik, der letter arbejdet markant. Men når det er på plads, skal lederne i gang med et stykke reelt forandringsledelse.

Og resultatet kan vise sig at være forandringer, der giver lederne nogle værdifulde erfaringer, fortsætter han og henviser til, at nogle ledere har et lidt anstrengt forhold til hjemmearbejde. De mistænker i bund og grund, at medarbejderne ikke er lige så effektive i de hjemlige omgivelser, som de er på arbejdspladsen.

– Min erfaring er, at det er en fordom, og dermed en unødvendig bekymring. Måske kan krisen være det, der skal til for at overbevise de skeptiske ledere, og dermed åbne op for en fremtid med digitale og meget mere fleksible arbejdspladser, lyder det.

Precio Fishbone udvikler IT-løsninger, som skaber forretningsværdi og omkostningseffektivitet i den offentlige og private sektor. Vi tror på digitalisering af arbejdspladsen kan gøre en forskel. Vi bygger innovative løsninger, og sælger vores færdige intranet løsning Omnia, som fundamentet for en ny digital virksomhedskultur, hvor vidensdeling og samarbejde er i fokus.

Se mere på

www.omniaintranet.dk