Feedback kan øge både kvaliteten og fællesskabet

Når du tager konstruktivt imod feedback, bidrager du til, at din kollega har lyst igen.

Når man er sammen på en fysisk arbejdsplads, får man tit uformel feedback. Selvom man ikke tænker på det som sådan, er en kort ordveksling henover skrivebordet eller kaffemaskinen, hvor kollegaen kvitterer med ”Det lyder godt”, en god indikation af at man er på rette spor.

Men når man ikke deler fysisk lokation, skal en masse af de ting, der plejer at fungere implicit, pludselig gøres eksplicit og bevidst. Derfor bliver det endnu vigtigere at være systematisk med feedback, når teamet er fysisk distribueret.

Feedback undervejs i en arbejdsproces er guld værd. Man kan fange mangler og misforståelser hurtigt og dermed spare tid og indsats senere. Dermed hæver man kvaliteten af arbejdsresultatet og kan endda forkorte leveringstiden.

En kultur med gensidig feedback har den ekstra effekt, at kollegerne bliver bedre orienteret om, hvad hinanden laver. Den videndeling kan øge det distribuerede teams samlede kvalitet, effektivitet og fællesskabsfølelse.

Bed om feedback på en god måde
For at få nytte af andres feedback, skal du kunne holde ud at lade kolleger se dine ufærdige tanker og delresultater. Det kan være svært, fordi du kan føle at du blotter dig.

Du kan kan øve dig i at bede om feedback på en mindre ting. Start med at spørge én kollega, og spørg om noget specifikt. Personen behøver ikke være ekspert på det pågældende område – du kan få vældig nyttig feedback fra kolleger på dit eget niveau. Ofte kan du endda få værdifuld indsigt fra mindre erfarne kolleger, der kommer med friske øjne på sagen.

Bed om feedback på netop det, der er vigtigst at forbedre. Når du sender dit udkast, så skriv ikke bare ”Dine kommentarer er velkomne”. Vær specifik: ”Jeg har været i tvivl om … og er landet på at … Hvad tænker du om det?”

Sju G. Thorup, cand.scient, MBA, management- konsulent Comatch

Giv feedback til glæde for jer begge
At give feeedback kan også føles svært. Måske er du bange for at fornærme eller såre din kollega, eller er i tvivl om hvilken feedback kollegaen egentlig ønsker. I så fald spørg, så du kan bruge din opmærksomhed på netop det som kollegaen har brug for.

At give konstruktiv feedback er noget alle kan blive bedre til. Start helst med en positiv indgangsvinkel, inden du giver dine forbedringsforslag. En positiv start giver modtageren noget at stå imod med, når du derefter påpeger ting der der bør forbedres. At finde din positive indledning hjælper også til at sætte dig selv i en konstruktiv stemning: ”Jeg synes du har valgt en god vinkel.”

Når du formulerer dig om din egen feedback, så kald den gerne overvejelser eller forbedringsforslag. Antag, at din kollega har tænkt sig om. Brug respektfulde og konstruktive formuleringer som: ”Hvad har du tænkt med hensyn til …” og ”Jeg tror der bør stå lidt mere om …”

Husk at prioritere din feedback. Det er muligt at du har fået øje på 25 ting der kunne blive bedre, men modtageren kan som regel kun tage imod en håndfuld punkter, medmindre de specifikt har bedt dig om en detaljeret sproglig gennemgang. Udvælg de få vigtige punkter, som modtageren realistisk set kan forbedre på, givet deres kompetence og den tid og ressourcer de har til rådighed.

Vær så præcis som mulig, når du giver feedback, både når du roser og når du kritiserer. Modtageren har svært ved at bruge generelle udsagn til noget. Når du vil give kritisk feedback, så gør det i telefon eller en personlig chatkanal. Modtageren kan meget bedre modtage dit input, hvis det sker i et fortroligt rum.

Når du giver positiv feedback, så gør det gerne med publikum, fx Reply-all på mailen, eller i den fælles chatkanal: ”Jeg synes din præsentation er glimrende. Kort og klar! Jeg kan rigtig godt lide eksemplet med …” At høre positiv feedback bidrager til en god stemning i teamet og giver andre lyst til at bede om feedback.

Tag konstruktivt imod feedback
Det kræver øvelse at tage sagligt og konstruktivt imod feedback. Brug ikke energi på at forsvare dit udkast. Tænk hele tiden på, at I drøfter et arbejdsprodukt i jeres team eller afdeling – I er ikke igang med at give dig en personlig eksamenskarakter. I har en fælles interesse både i et godt produkt, og i at I begge bliver klogere.

Vær sikker på, at du forstår hvad kollegaen mener med sit input. Stil spørgsmål: ”Synes du det ordvalg er forvirrende netop i dette afsnit, eller i hele teksten?” Kvittér for inputtene: ”Det kan jeg godt se. Jeg vil prøve at omformulere.” Sig tak for feedbacken.

Der kan være noget af kollegaens feedback, som du ikke finder nyttigt, og det er helt iorden. Det er ikke meningen med feedback-samtalen at blive enige om noget. Du er ansvarlig for det færdige produkt og beslutter, hvilke dele af feedbacken der skal bruges.
Når du tager konstruktivt imod feedback, bidrager du til, at din kollega har lyst igen. Dermed bliver I begge mere motiveret til at opsøge feedback en anden gang.

Gå igang med det samme
Noget feedback kan gøres skriftligt, især mindre og ukontroversielle ting. Mere gennemgribende forbedringsforslag bør du give mundtligt for at sikre jeres gensidige forståelse.

Når I arbejder remote, kan du ikke nemt se, hvor meget du forstyrrer kollegaen. Derfor hvis du – som den der beder om eller skal give feedback – ser behov for en samtale, så aftal hvornår I ringes ved, så det passer ind i begges arbejdsdag.

En god feedbackkultur er værdifuld for ethvert team, og endnu vigtigere for et distribueret team. Heldigvis behøver man ikke at vente – den enkelte medarbejder kan begynde at øge feedback-kulturen i sit team eller afdeling med det samme.

Prøv selv: 

Vælg et enkelt delresultat af dit arbejde idag, som du forestiller dig godt kunne forbedres. Bed en kollega om feedback til det. Læg mærke til, hvordan din forespørgsel og kollegaens tilbagemelding fungerer for jer. Skulle du have spurgt mere præcist? Burde du have sat en deadline? Skulle tilbagemeldingen hellere have været mundtlig end skriftlig? Havde din kollega kontekst nok til at give nyttig feedback? Brug erfaringen til at justere den måde, du vil bede en anden kollega om feedback imorgen. God fornøjelse!

Besøg

www.comatch.com