Det digitale HR

HR-systemer vinder mere og mere frem. Selvfølgelig kan systemer endnu ikke overtage den personlige kontakt, de menneskelige relationer, medarbejderudvikling og jobinterviewet, men et system kan understøtte processen, så den bliver langt mere professionel, og sørge for at intet falder mellem to stole.

For 10-15 år siden begyndte de første rekrutteringssystemer at dukke op i markedet. Systemerne var ikke synderligt udviklede, men de gjorde, at når en kandidat søgte et job i en virksomhed, så fik kandidaten et svar fra en jobrobot om, at deres ansøgning var modtaget, og at man ville høre nærmere, når denne var behandlet.

Dernæst landede ansøgningen typisk i et rekrutteringssystem – som i ikke altid var integreret til øvrig IT systemer i virksomheden – og derfra kunne de forskellige interessenter så læse ansøgningen, kommentere på den og sende mail til kandidaten om, hvorvidt han eller hun var gået videre i processen.

“Det var på alle mulige måder revolutionerende i forhold til tidligere, da rekrutteringssystemerne kom frem, og hvor ansøgningerne endte i forskellige mailbokse og blev behandlet 100 procent manuelt. Resultatet var, at meget landede mellem to stole, og i mange tilfælde hørte kandidaten aldrig fra virksomheden, efter de havde sendt ansøgningen – hvilket virkelig kunne skabe ridser i virksomhedens image,” fortæller Julie Maja Nielsen, der er kommerciel direktør hos virksomheden HR Manager, som er en af de udbydere, der har været i markedet lige fra begyndelsen. Og hun tilføjer, at rekrutteringssystemer i dag, er meget udbredte:

“I dag har de fleste store og mellemstore virksomheder et rekrutteringssystem, hvor de behandler ansøgninger, og jeg vil vurdere, at markedet efterhånden er mættet for rekrutteringssystemer. Tendensen vi ser nu, handler omkring digitalisering af HR-processer med onboarding, HR-administration og medarbejderudvikling”, siger hun.

Virksomheder med et
velfungerende HR-system kan ved en hurtig søgning finde kompetencerne hos de respektive medarbejdere og bliver dermed i stand til at sætte det bedste hold til en given opgave

Data er altafgørende
HR har været på en spændende rejse, hvor der nu bliver digitaliseret processer som aldrig set før. De cloudbaserede HR-løsninger, der står stærkest i markedet i dag, er uden tvivl dem, der har fokus på masterdata. Data som kandidaten indtaster i rekrutteringssystemet, kan i dag genanvendes digitalt gennem integrationer mellem systemer, som betyder færre fejl og optimal compliance.

“At få styr på processer som HR-administration, sletteregler, interne kompetencer og opbevaring af medarbejder dokumenter, er blevet et kardinalpunkt for rigtig mange virksomheder, at dette skal være i top – særligt i kølvandet på persondataforordningen som blev vedtaget sidste år. Og dertil kommer digital MUS, fraværsregistrering og digital signatur i forbindelse med ansættelse og ikke mindst hele onboardingprocessen og videreudvikling af ledere og medarbejdere”, fortæller Julie Maja Nielsen og tilføjer, at særligt de to sidstnævnte fylder rigtig meget i HR-systemerne i dag.

“Hele onboardingprocessen er i den grad i fokus hos virksomheder i dag. Virksomhederne er klar over, at særligt de nye generationer ikke vil tage sig til takke med at varetage samme funktion igennem et helt arbejdsliv – og ikke mindst set i det lys er det væsentligt at få nye medarbejdere op at køre så hurtigt som muligt. Derfor bliver mange af de data, der indtastes ved første kontakt mellem virksomhed og kandidat også genbrugt i hele onboardingprocessen”, siger hun.

I dag er det en udfordring for mange virksomheder at videreudvikle ledere og medarbejdere på trods af, at de fleste ved, at der er mange omkostninger forbundet med en ny rekruttering.

Derfor kan et HR-system og andre digitale HR-løsninger bidrage til at forankre en gennemsigtig kultur med fokus på videreudvikling af de interne kompetencer, rokere medarbejdere rundt i organisationen og skabe værdi på bundlinjen. Alt dette data bliver først gennemsigtigt i en digitaliseringsproces.

Når både ledere og medarbejder har adgang, kan der skabes menneskelig dialog ud fra en digital ’mappe’, hvor både lederen og medarbejderen kan følge med, følge op og sammen skabe en forøget motivation hos den enkelte. Noget så simpelt som en automatisk reminder til lederen om en medarbejders fødselsdag eller jubilæum, er jo en hjælpende hånd til lederen.

“Virksomheder med et velfungerende HR-system kan ved en hurtig søgning finde kompetencerne hos de respektive medarbejdere og bliver dermed i stand til at sætte det bedste hold til en given opgave. Systemet gør det også nemmere at spotte talenterne i virksomheden”, forklarer Julie Maja Nielsen.

Stor gevinst
Anders Mærsk er HR-manager i Albatros Travel og en erfaren bruger af HR-systemer. Han har været med stort set siden begyndelsen, hvor virksomheder udelukkende havde fokus på rekrutteringsdelen, og til i dag hvor håndtering af data fylder rigtig meget.

“Det er interessant at se, hvordan HR-systemerne har udviklet sig fra dengang og så til i dag, hvor det er en integreret del af det digitale HR. Meget handler om data og særligt i kølvandet på persondataforordningen har dette fået fokus. Det er på alle måder blevet et uundværligt værktøj i HR-afdelingen – for det er her, man finder alle data om medarbejdere, om det så skal bruges i forbindelse med MUS-samtalen, til at finde de rette talenter eller til at sætte det rigtige hold til et givent projekt”, siger han og understreger, at det også stiller krav til brugerne:

“Vi har mange brugere i dag, og det er helt afgørende, at de så også udnytter systemet, og især at de registrerer de rette data. Det synes jeg nu, vi er ganske gode til, men det er altså også hele fundamentet for et velfungerende HR-system”, understreger han.