Den positive corona-effekt er lederens ansvar

Coronakrisens undtagelsestilstand er blevet hverdag, for vi kan ikke længere sætte vores lid til at pandemien stopper foreløbig. Derfor har lederne et ansvar for at skabe en ny ledelsespraksis på den hybride arbejdsplads.

En eksplosion i antallet af smittede, lande i økonomisk recession og over 70.000 danske virksomheder, der har søgt om økonomisk støtte via hjælpepakkerne. Det har ikke skortet på dårlige nyheder omkring coronaen.

Men der er heldigvis også lyspunkter at spore.

I forbindelse med nedlukningen af Danmark, hvor omkring halvdelen af danskerne blev tvunget til at arbejde hjemme, er der sket noget fantastisk. Vi trives faktisk ved at arbejde virtuelt og hjemmefra. 

2/3 af danskerne fortæller i en ny analyse foretaget af IT-Branchen, at de gerne vil fortsætte med at arbejde remote efter coronakrisen, fordi de er blevet mere produktive og oplever en bedre work/life balance end tidligere.

Et så klart medarbejderønske bør få alle danske virksomheder til at overveje, om de ikke skal videreføre læringerne på permanent basis. At gøre de hybride arbejdspladser, fleksible arbejdstider og remote management til hverdag i stedet for undtagelsen.

Spørger man virksomhederne, siger 85% da også, at de vil fortsætte med at give mulighed for remote work efter coronakrisen. Så viljen er der. Men at gøre det til en reel hverdag er ledernes ansvar.

At arbejde remote skaber nye udfordringer
Selvom de fleste nok i starten af nedlukningen kæmpede med at få de mere praktiske ting som teknologien, wi-fi og videomøderne til fungere, så er det slet ikke der, de store udfordringer ligger med remote work i dag.

Ifølge Buffer State of Remote Work rapport 2020, kæmper hjemmearbejdende medarbejdere hovedsageligt med tre ting.

Først og fremmest har deres måde at samarbejde og kommunikere på ændret sig væsentlig fra deres hverdag på kontoret, og det oplever 20% som en udfordring. Hver 5. medarbejder siger også, at de kæmper med ensomhed, nu hvor de fysisk er adskilt fra kollegaerne.

Og så har en stor del svært ved ikke at koble fra og rent faktisk komme væk fra arbejdet, selvom de også er udfordret med distraktioner hjemmefra. Alt det er noget den nærmeste leder skal hjælpe medarbejderne med at håndtere.

Coronakrisen har vist en ny måde at lede på
At lede et hybridt team, der både er på kontoret og derhjemme har været en ny disciplin for mange ledere. Men trods usikkerhed og opstartsvanskeligheder, ser det ud til, at det er lykkedes.

64,5% af lederne siger nemlig, at de har måtte ændre deres måde at lede på under COVID-19, men at de også har fået en række positive ledelseserfaringer, som de vil fortsætte med at bruge efter krisen.

Flere ledere siger, at de bl.a. har måtte være mere opsøgende og aktive i deres ledelse under coronakrisen. De følte, at de mistede deres intuitive følelse med, om det gik godt for teamet og den enkelte medarbejder, og var derfor nødt til at opsøge flere samtaler og uformelle online møder.

Generelt har lederne oplevet, at medarbejderne har savnet kontakten og relationen til kollegaerne. Dog er der også en oplevelse af, at det er ekstremt personligt, om den enkelte føler et behov for den daglige kontakt og om de trives i den hybride arbejdsdag. 

Det har krævet, at lederne har skulle være mere fleksible i forhold til den enkelte medarbejders ønsker og behov. 

Kan New Normal blive normalen?
Selvom næsten alle danske virksomheder siger, at de gerne vil fortsætte med at give mulighed for hybride arbejdspladser efter coronakrisen, så ligger succesen i at få det til at fungere i hverdagen. 

For på trods af virksomhedernes udmeldinger, medarbejdernes ønsker og ledernes egne positive erfaringer med remote work, så har alle mennesker en tendens til at falde tilbage til de gamle vaner. 

Vi søger af natur oftere mod velkendte mønstre og eksisterende processer end mod nye horisonter og muligheder. Risikoen for at vende tilbage til de gamle møderutiner, klassiske opgaveuddelegeringer og faste kommunikationskanaler er derfor ekstremt høje.

Som leder er det derfor også vigtigt, at man allerede nu, her under coronakrisen, etablerer nogle nye rutiner, ledelsesværktøjer og samarbejdsformer, som man vil gøre en ekstra indsats for at implementere permanent.

Lykkedes man vil det ikke bare give en stærkere og mere produktiv virksomhed, men vil også have positiv betydning for medarbejdernes trivsel og arbejdsglæde, hvilket alt sammen smitter af på lederens og virksomhedens succes.

Gode råd til at lede et remote team

1. Sæt forventninger – og gør det ofte
Lederen skal have daglige check-ins med medarbejderne. Det kan måske virke som et overkill, men er man ny i forhold til at arbejde virtuelt og hjemmefra, er det særligt vigtigt, at man hele tiden afstemmer sine forventninger med teamet.

Med en hybrid arbejdsplads, hvor der både kan arbejdes fra kontoret og hjemmet, skal man oftere tilpasse ens adfærd og kommunikation til den enkelte medarbejdernes arbejdsrytme og ønsker, så man er enige om, hvornår det f.eks. er ok at sende mails, afholde møder og forvente svar. 

2. Fokuser på output – ikke facetime
Som leder skal du definere klare mål og kommunikere det ønskede resultat tydeligt. Og så skal du have tillid til, at medarbejderen selv efterfølgende kan løse opgaven. 

Vær meget tydelig om, hvorfor der er brug for et givent resultat, så medarbejderen er klar over baggrunden og forstår prioriteringen. Det skaber mere involvering og øger kvaliteten af outputtet.

3. Vær organiseret, kalibreret og fleksibel
Når man arbejder med et hybridt setup, er det vigtigt, at man som leder beslutter, om en del af den nye arbejdsform skal inkludere fleksible arbejdstider.  For med fleksible arbejdstider, skal ens team kende til forventningerne hos kolleger og leder, så samarbejdet og videndeling på tværs af teamet bevares.

For at hjælpe med overblikket, kan man f.eks. bede medarbejderen om at udarbejde en form for arbejdsskema, og kommunikere dette til kollegerne, så man ved, om de arbejder fleksibelt eller indenfor arbejdstiden. 

Det er også vigtigt at kommunikere, hvilke opgaver medarbejderne forventer løst på et givent tidspunkt, og som skal deles med teamet. 

Det er med til at give en struktur for både, hvornår man kan samarbejde og tale sammen, og hvornår tingene bliver leveret

4. Kommuniker, kommuniker, kommuniker
Det er vigtigt, at lederen kommunikerer ofte med sit hybride team, så teamet hele tiden er opdateret på deadlines, udfordringer og forventninger. Man kan faktisk ikke kommunikere for meget omkring dette.

Det bedste er dog, at man spørger den enkelte medarbejder om, hvordan han/hun helst vil kommunikere – og om hvad. 

Her er det vigtigt, at de forskellige kommunikationskanaler som e-mail, sms, telefon, videomøder, chat, etc. er til rådighed, så man kan tilrette sin kommunikation til den enkeltes behov.

5. Husk at lytte til dine medarbejdere
Når man pludselig ikke længere kan se hinanden fysisk, er det vigtigt, at man som leder sætter mere tid af til at lytte. 

Mange medarbejdere kan føle sig ensomme, når de arbejder hjemmefra. Det er derfor vigtigt, at man også deler positivt feedback samt giver plads til at have det sjovt og socialisere.

Skal man vælge mellem kommunikationskanaler, er telefonsamtalen vigtig i en tid, hvor vi ikke har så meget socialt samvær, så det uformelle og personlige kan få en plads i hverdagen som den plejede, da vi var sammen fysisk. 

Spørg indtil arbejdsload, udfordringer og søg efter indspark til løsninger – og husk også at spørge ind til personen selv, familien og hverdagen. Og så skal man altid holde øje med, om der ikke er en undskyldning for at fejre en succes – også selvom kagen måske må udskiftes med en virtuel high five. 

Læs mere på

www.itb.dk