COVID-19 som katalysator for videomøder

Den verdensomspændende sundhedskrise har i den grad fået folks øjne op for en allerede eksisterende videoteknologi. Danske specialister hjælper firmaer med at finde de rette løsninger.

Niels Bull, Administrerende direktør, Audio Visuelt Centrum

Over kantinefrokosten eller det tilfældige møde hos bageren, dukker der mellem mennesker pludselig begreber som Zoom, Teams, Cisco eller Crestron Flex op. Videokonferenceteknologien har vundet indpas i vores hverdag – uanset om det er i arbejdsregi, hos lægen eller som deltagende på i et uddannelsesforløb.

For det er blevet bydende nødvendigt at afholde flere og flere møder via videokonference, frem for at mødes fysisk.

”Det her ændrer vores kommunikative verdensbillede markant. Hvis internettet gjorde verden mindre, gør teknologien bag videokonference verden minimal.” Det siger Niels Bull, der er administrerende direktør i Audio Visuelt Centrum, der har specialiseret sig i rådgivning, design og leverance inden for videokonferencesystemer.

Mange fordele ved møder via video
Han ser mange samfundsmæssige fordele ved videomøder.

”I en hurtigt udviklende verden, hvor vi som nation har behov for at kunne agere agilt og effektivt, sparer vi tid og kommunikerer direkte og præcist gennem video. Vi oplever i markedet lige nu, at arbejdskraften foretrækker at tage et møde over videokonference, frem for som tidligere at bruge to gange tre timer, på at krydse Storebælt for at afholde et to timers møde,” siger Niels Bull og forklarer, at der er mange positive ting at fokusere på i forhold til, at den personlige mødeaktivitet bliver mindre og erstattes af flere møder via video.

”Vi sparer tid, omkostninger og forurening. Så miljøbevidstheden og den Coronatvungne brug af videokonferenceteknologien, har gjort, at vi i dag hellere holder den slags møder remote,” siger han og understreger, at der i mange år har været en udbredt misforståelse om, at kvaliteten og brugervenligheden ikke var tilstrækkelig god i videoteknikken. Men tiden i den nye Coronapåvirkede verden, har ændret arbejdsmarkedets holdning til det. Og teknologien har under Corona krisen bevist sit værd.

Når vi taler om videoteknologi, skal man sikre sig, at teknologien er afstemt i forhold til den enkelte medarbejders og organisations behov.

Hvis det drejer sig om mindre møder, vil en Teams eller Zoom løsning være fuldt tilfredsstillende. En sådan løsning vil typisk være Pc-baseret. Men taler vi om større forsamlinger i møderum, kantiner eller auditorier kræver det mere professionelle værktøjer. Nogle produkter kan skaleres op til ”storbrug”, og andre produkter som for eksempel Cisco eller Polycom, er udviklet til at levere en mærkbar højere kvalitet i både billede- og lydgengivelse. Samtidig giver de muligheden for på professionelt niveau at dele kommunikation og dokumenter samtidig.

”I de bedste videokonferenceløsninger, binder teknologien mennesker sammen over store geografiske afstande på en måde hvor totaloplevelsen føles så god, at man lige så godt kunne have kollegaerne i rummet ved siden af,” siger Niels Bull.

Audio Visuelt Centrum rådgiver deres kunder i valg af videokonferencekommunikation, og de rådgiver dem også i valg af underliggende videokonferencenetværk.

”Det er en udbredt misforståelse, at når man som organisation strategisk har valgt en bestemt platform til videokonference, så er man samtidig i stand til at kommunikere med hele verden,” siger Niels Bull.

Kan få forskellige programmer til at tale sammen
For producenterne på videokonferenceområdet har endnu til gode at finde fælles bagvedliggende netværksstrukturer. Det betyder, at hvis man for eksempel som virksomhed har investeret i en Teams, Zoom eller Polycom-platform, så kan man ikke tale med de øvrige videokonferenceudbydere. Men det kan løses. Man kan nemlig sørge for, at man gennem et godt konstrueret netværk og softwareløsninger kan få stort set alle de programmer, folk har på deres hjemmecomputere til at tale sammen. Det kræver blot, at der lokalt etableres et transparent AV/Video netværk, hvor udbyderne for eksempel kunne være Webex eller Pexip. Det netværk binder så videoprodukterne sammen.

”Når vi vejleder vores kunder, diskuterer vi en slutbrugerprofil der kunne være Teams eller Zoom. Derefter afdækker vi behovet for mødelokaler, hvor produktvalgene typisk vil være i den kvalitetsmæssige tungere ende som Cisco, Crestron Flex og Polycom. Og endelig vejleder vi kunderne i, hvilken underliggende netværksstruktur de har behov for, hvis kommunikationen skal afvikles så let, intuitivt og effektivt som muligt,” siger Niels Bull.

For hvis man eksempelvis har mødedeltagere fra hele verden, kan Audio Visuelt Centrum sætte det op, så mødedeltagere kan deltage, selvom de har forskellige platforme.

”Ledelsen i de største danske virksomheder og institutioner sidder ikke på Teams, når de kommunikerer med aktiemarkederne. De har et komplekst mødelokale, hvor lyd og billede altid er knivskarpt og med et individuelt differentieret fokus der gør, at ”den aktive” i videokonferencen altid er i centrum for seancen” siger han.

”Vi hjælper firmaerne med den rette corporate løsning. Vi hjælper dem med det underliggende netværk, der gør, at de ikke skal have otte videoplatforme repræsenteret i deres drift. Vi sørger for, at man uanset hvilken platform, virksomhedens gæster er på, så kan man få dem i tale,” siger han og forklarer, at mulighederne er mange. Og at der også er et ekstra stort fokus på det lige nu.

Audio Visuelt Centrum (AVC)

Leverer alt i videokonferenceteknologi til danske virksomheder og offentlige myndigheder. AVC er fra 1965, og derfor en af Danmarks ældste AV installations forretninger, med tre afdelinger placeret i henholdsvis Brøndby, Odense og Horsens, ca. 60 højt kvalificeret ansatte indenfor AV-rådgivning, design og implementering.

Niels Bull er foruden at være Administrerende Direktør for Audio-Visuelt Centrum også initiativtager til AV Brancheforeningen, samt ophavsmand til AV Tekniker uddannelsen og medlem af det Faglige Udvalg under Industrien Uddannelse.

”Vi ved at en ny bølge af Corona er er en reel risiko. Og hvis det sker, vil samfundet bredt have brug for de værktøjer, der gør, at det ikke går i stå. De største organisationer og virksomheder, har allerede videokonferencestrategien klar. Den lokale Pc-version er valgt, og de komplekse løsninger til deres møderum, kantiner og auditorier er defineret,” siger han og forklarer, at det er ud fra grundsætningen, at jo flere deltagende på video mødet, desto vigtigere er det, at det kamera, den mikrofon og den højtaler der bliver installeret, kan give brugerne en autentisk og nærværende oplevelse.

Teknologien der findes i dag, bliver nænsomt integreret i de bygninger, hvor møderummene installeres. Kombinationsteknologi mellem højttaler og mikrofoner, der integreres i for eksempel, et nedsænket loft – er én mulighed. Videoløsninger, hvor både højttaler, kamera og mikrofon af bedste kvalitet er skønsomt integreret som en soundbar under en skærm er helt normalt i dag. Og det er en teknologi, vi vil se meget mere af i fremtiden.

”Det vil man også se i private hjem, hvor dialogen med en slægtning over Facetime, vil blive en videokonference på den 55” skærm, der allerede findes i hjemmet,” siger Niels Bull.

I forhold til tidligere tiders videokonference, er der sket et stort skred i pris og kvalitet. Prisen er generelt faldende og kvaliteten er blevet markant bedre på alle niveauer. Nu er det antallet af deltagere og mulighed for interaktion på møderne der afgør, om det er ”den store” eller ”den lille” løsning, der bliver taget i brug.

”For 10-12 år siden kostede et top videokonferencesystem mellem én og to millioner kroner. Nu kan man som professionel bruger af videokonference få en løsning fra øverste hylde for ti procent af den pris,” siger Niels Bull og understreger, at de børnesygdomme, der altid er i teknologi, er tæt på at være udryddet.

”Kollegaerne på arbejdsmarkedet har tidligere haft en opfattelsen af, at videokonference langt fra altid virkede. Sådan er det ikke i dag. Så hvis der er kommet noget godt ud af Corona krisen er det, at vi er blevet tvunget til at bruge videokonference teknologien. Og det virker jo,” siger han.

Video boomer i uddannelsessektoren
At videokonference har sin relevans, mærker AVC som virksomhed lige nu. Brugen af video intensiveres som det mest naturlige i verden på de højere læreanstalter, forklarer Niels Bull.

”Man kæmper generelt med undervisningsbudgetterne, og herudover med pladsmangel på grund af COVID-19. De nye teknologier sikrer optimale læringsprocesser for både underviseren og de studerende. Via en chat funktion i det tilkoblede videokonferencesystem kan der stilles spørgsmål til underviseren undervejs. Selve undervisningen kan downloades efter forelæsningen, da der typisk er tale om en hostet løsning hvor undervisningen bliver optaget og gemt. Og endelig stiller teknologien skarpt på både underviser og studerende ved hjælp af retningsbestemt og fokuseret billedoptagelse og lydoptagelse – hvis man er deltagende i undervisningen via videolink”, siger Niels Bull.

Dette giver enorme muligheder for fremtidens undervisning, og så oven i købet til et reduceret budget.

”Kommunikation og vidensdeling eksploderer, og COVID-19 har tvunget vores samfund til at indse, hvor vigtig videokonferenceteknologien er for fremtidens verden,” slutter Niels Bull.

Overvejelser inden installation af Videoteknologi

Som virksomhed eller organisation, bør følgende spørgsmål og overvejelser være en del af dialogen internt, og med en efterfølgende videokonference integrator – inden der investeres.

Hvordan sikrer vi at der bliver optimal taleforståelighed (god talelyd) når der afholdes videomøder?

Hvilken skærmtype og størrelse sikrer at man kan læse dokumenter/regneark der deles via videokonference?

Hvordan bliver løsningen så brugervenlig, at det svarer til at lave et opkald fra din mobiltelefon?

Hvordan kan vi sikre mindst mulig spildtid når et videomøde skal i gang?