Corona har understreget behovet for centralt styret dokumenthåndtering

Hvis man kan sige noget som helst positivt om den igangværende pandemi er det måske, at den har åbnet virksomhedernes øjne for fordelene ved en centralt styret dokumenthåndtering.

Lars Obbekjær Christensen CEO, ELO Digital Nordic ApS

Man skulle ikke tro, det var tilfældet i 2020, hvor der tales meget om digitalisering og om optimerede arbejdsgange. Men faktum er, at rigtig mange virksomheder lagrer deres data i talrige excel-ark og kommunikerer dem frem og tilbage – både internt og eksternt – via e-mail.

Og det er mildt sagt ikke nogen god ide, hvis man spørger Lars Obbekjær Christensen, der er CEO i it-virksomheden, ELO Digital Nordic ApS:

– Nej, det er bestemt ikke heldigt, fordi det leder til alt for mange misforståelser og fejl. Avisoverskrifter om fejlbehæftede byggerier, læk af fortrolige oplysninger og i det hele taget bekostelige misforståelser, taler deres eget tydelige sprog, siger han og peger på den egentlige årsag:

– Problemet med eksempelvis excel-ark, der rundsendes via mail, er, at de hurtigt findes i flere versioner. Og alt for ofte er det ikke den seneste version, man ender med bruge. Det er i sig selv en væsentlig årsag til, at f.eks. mange bygninger ikke kommer til at se ud, som det var planlagt – eller at man må starte helt forfra, når fejlen opdages.

Versions-forvirring er udbredt
Ifølge Lars Obbekjær Christensen er problematikken langt mere udbredt, end de fleste forestiller sig. Faktisk vurderer han, at op mod 60 procent af de mellemstore og store virksomheder i Danmark lider under det, man kan kalde ”versions-forvirring”:

– De bruger enormt meget tid på at lede efter den rette version af et bestemt dokument, og samtidig løber de alligevel risikoen for at de i sidste ende kommer til at bruge en forkert, siger han og nævner et konkret eksempel på en mellemstor virksomhed. Her fandt ikke færre end 64 procent af medarbejderne deres informationer i Outlook.

– Det er simpelthen ikke operationelt forsvarligt, og derfor endte vi også med at implementere et egentligt ECM-system (Enterprise Content Management system, red), der på tværs af eksisterende datastrukturer og softwareløsninger kobler dokumenthåndtering og arbejdsgange sammen, og sørger for at alt er søgbart. Det gav virksomheden en helt anden sikkerhed både internt og eksternt, lyder det.

Corona banede vej for standarder
Men selvom tallene kan lyde voldsomme, og selvom virksomhederne normalt skal tage tilløb, før de supplerer deres gammelkendte excel-ark med moderne ECM-systemer, er der alligevel sket en del i løbet af de seneste måneder.

Her har Corona krisen nemlig tvunget mange virksomheder til at tænke ud af boksen – og dermed åbne øjnene for nye løsninger for digitalt samarbejde.

– Det med at flyve en mand ud for at instruere i, hvordan en maskine startes op, var pludselig ikke længere en mulighed. Det betød, at der med et blev produceret en masse instruktionsvideoer rundt omkring i virksomhederne, som man ovenikøbet har haft rigtig stor succes med, siger Lars Obbekjær Christensen og fortæller hvorfor:

– Når du har én instruktionsvideo, som alle benytter, bliver resultatet stort set det samme. Det er en meget anderledes situation end tidligere, hvor forskellige instruktører gjorde tingene på hver deres måde og dermed endte med forskellige resultater. Med videoerne er det derimod som med ECM-systemerne – det subjektive element pilles ud, og man får i stedet én objektiv standard for hvordan tingene skal gøres. Det giver langt bedre slutresultater, lyder det.

Det afgørende skub mod større effektivitet
Lars Obbekjær Christensen har masser af andre eksempler på, hvordan Corona krisen har tvunget virksomheder til at introducere arbejdsgange og systemer, som de for længst burde have taget til sig.

– Udskiftning af it-systemer og opgradering af arbejdsgange er mange steder noget, man skubber foran sig. Derfor kan en krise som den aktuelle være med til at gøre de svage led i kæden endnu mere synlige, og dermed skubbe en positiv udvikling i gang. For langt de fleste virksomheders vedkommende vil det også være en udvikling, der både gør dem mere effektive og mere succesfulde, lyder det fra Lars Obbekjær Christensen.